Referenzen

KKKZ

Zürcher Katholische Kirchgemeinden

Zentrales Datenzentrum erleichtert HRM2-Implementierung

Per 1. Januar 2019 ist das Harmonisierte Rechnungslegungs-Modell 2 (HRM2) in Kraftgetreten. Es betrifft den Öffentlichen Sektor, zu dem nebst den politischen Gemeindenauch Zweckverbände und Anstalten wie Kirchgemeinden zählen. Aufgrund dieser Umstellung hat der Synodalrat, die Exekutive der Katholischen Kirche im Kanton Zürich, eine zentrale Buchhaltungslösung mit Abacus erstellen lassen. Sie wird in einem externen Rechenzentrum betrieben und steht sämtlichen Katholischen Kirchgemeinden des Kantons Zürich (KKKZ) zur Verfügung.

Systemevaluation

Ein strukturierter Auswahlprozess bildete die Grundlage für die Systemevaluation. Da die 75 Kirchgemeinden verschiedene Grössen aufweisen und dementsprechend unterschiedliche Bedürfnisse an ein System hinsichtlich der Module, Benutzerzahl und des Datenvolumens haben, wurde ein Standardsystem gesucht, das sich flexibel einsetzen lässt. Es wurde eine Arbeitsgruppe gebildet. Sie untersuchte die technische Machbarkeit, die fachlichen Anforderungen und Kosten der verschiedenen Lösungen.

Einer für alle

Kernidee der neuen Lösungstellte eine zentrale Systemplattform für alle Gemeinden dar. Ein breit aufgestelltes Projektteam war zuständig für das Erstellen der fachlichen Kriterien und die spätere Abnahme des Systems. Da der Schweizer Föderalismus gerade auch in den Kirchgemeinden gelebt wird, mussten bei der Umsetzung Spezialwünsche der Rechnungsführer berücksichtigt werden wie etwa bei der transparenten Abrechnung von Veranstaltungen. Gefordert waren dabei insbesondere die Spezialisten des Systemintegrators und Abacus-Partners Arcon Informatik, welche die Anforderungen in der Software-Lösung abzubilden hatten. Sie baut auf einem HRM2-Standard-Mandantenauf. Die zentralen Anliegen im Bereich Lohnarten, Kontenführung und Kostenstellen konnten realisiert werden. So konnte etwa die zentrale Forderung, "mit einem Auswertungsset alle Mandanten abzudecken", ebenfalls umgesetzt werden.
Die Qualität der Berichterstattung konnte verbessert und der dazu benötigte Aufwand reduziert werden.

Effiziente Einführung dank Standardisierung mit Vorlage-Mandant

Der zentrale Vorlage-Mandant bildete die Basis für die Anwenderschulung, die in über einem Dutzend Tages-, Abend-und Samstagskursen durchgeführt wurde, und den Praxis-Test. Nach einigen "Loops" konnte die Datenstruktur für Stammdaten, Bewegungsdaten und die Auswertungen "KKKZ-standardisiert" werden. Diese bildete die Kopiervorgabe für die einzelnen Gemeinde-Mandanten. Der Kern dieser Abacus-Lösung bleibt somit immer identisch und ist dadurch viel einfacher im Support und bei Updates zu handhaben. Viele Kirchgemeinden schätzen die neuen Möglichkeiten im Bereich Electronic Banking, Dossierführung sowie beim Scanning und bei der elektronischenVerarbeitung von Kreditorenbelegen.

Effiziente Abläufe im Personalwesen

Der zentrale Vorlage-Mandant bildete die Basis für die Anwenderschulung, die in über einem Dutzend Tages-, Abend-und Samstagskursen durchgeführt wurde, und den Praxis-Test. Nach einigen "Loops" konnte die Datenstruktur für Stammdaten, Bewegungsdaten und die Auswertungen "KKKZ-standardisiert" werden. Diese bildete die Kopiervorgabe für die einzelnen Gemeinde-Mandanten. Der Kern dieser Abacus-Lösung bleibt somit immer identisch und ist dadurch viel einfacher im Support und bei Updates zu handhaben. Viele Kirchgemeinden schätzen die neuen Möglichkeiten im Bereich Electronic Banking, Dossierführung sowie beim Scanning und bei der elektronischenVerarbeitung von Kreditorenbelegen.
Die Quelle für das umfangreiche finanzielle Berichtswesen sind die Abacus-Module.

Ein internes Dienstleistungszentrum unterstützt bei Bedarf

Ein weiterer Vorteil einer Standard-Lösung wie Abacus ist die Möglichkeit, zentrale Dienstleistungen anzubieten. KKKZ zieht daraus in Form eines eigenen "Dienstleistungszentrums für Kirchgemeinden" grossen Nutzen. Von dieser Stelle aus werden komplette "Outsourcing-Dienstleistungen" rund um alle Abacus-Module erbracht, First-Level-Support geleistet und die zentrale Systemdokumentation gepflegt. Das ist eine ideale Ergänzung zum Second-Level-Support von Arcon und gleichzeitig ein Filter für zukünftige fachliche Ausbauten und Erweiterungen.

Pricing abhängig von der Zahl der Gemeinde-Mitglieder

Anstelle von jährlichen Lizenzkosten fallen Nutzungsgebühren an. Sie basieren auf der Anzahl Mitglieder einer Kirchgemeinde und stehen damit in direkter Korrelation der unterschiedlichen finanziellen Möglichkeiten der einzelnen Gemeinden.

Automatisierte Auswertungen Finanzbuchhaltung

Alle Kirchgemeinden müssen die Buchhaltung aufgrund des Finanzreglements und fix vorgegebenen Auswertungen für Budget und Jahresrechnung erstellen. Dazu wurde vom Synodalrat ein Excel-Set mit über 30 Auswertungen und Statistiken erstellt. 90 Prozent der auszuwertenden Daten kommen aus den Abacus-Programmen Finanz- und Anlagenbuchhaltung und müssen nur noch punktuell mit Statistikwerten der Angabe zum Steuerfuss ergänzt werden. Um den gesamten Prozess zu automatisieren, kommt die Abacus-eigene Business-Prozess-Engine zum Einsatz. Ohne Hand anlegen zu müssen, lassen sich mit ihr die Auswertungen erstellen, per Mail an die Rechnungsführer versenden und anschliessend mit Hilfe eines Excel-Makros in das vorgegebene Auswertungsset übertragen. Dadurch konnte die Qualität der Berichterstattung verbessert und der dazu benötigte Aufwand massiv reduziert werden.

Schlanker Kontenplan HRM2-konform

Ein grosser Vorteil beim Wechsel von HRM1 zu HRM2 stellt die Vereinfachung des Kontenplans dar. Waren im alten System Kontenpläne mit über 2'000 Konten ander Tagesordnung, lässt sich dieser Aspekt nun deutlich einfacher bearbeiten. Der neue Abacus-Standardmandant enthält die folgenden Basisstrukturen:
  • 530 Konten
  • 27 Kostenstellen / Funktionen
  • 26 Fibu-Auswertungen mit Bilanzsteuerung
  • 210 angepasste Lohnarten
Die Katholische Kirche im Kanton Zürich

Die 75 römisch-katholischen Kirchgemeinden im Kanton Zürich sind wie die kantonale Körperschaft staatlich anerkannte Personen des öffentlichen Rechts und umfassen rund 390‘000 Mitglieder.

Das kirchliche Leben findet zur Hauptsache in 96 Pfarreien statt. Dafür schaffen die Kirchgemeinden die finanziellen und personellen Voraussetzungen. Ausserdem finanziert die Körperschaft und führt mit dem Generalvikariat gemeinsam 21 Missionen für fremdsprachige Seelsorge, mehrere Dienststellen für Spezialseelsorge und zusammen mit der Evangelischreformierten Landeskirche des Kantons Zürich ökumenische Fachstellen und Projekte.

Generalvikariat und Seelsorgerat unterstützen und begleiten die in der Seelsorge tätigen Gläubigen in Pfarreien sowie in den kirchlichen Fachstellen und Institutionen.

KKKZ
Hirschengraben 66
8001 Zürich
www.zhkath.ch

Original Bericht

Markus Hodel
Generalsekretär Synodalrat, Projektverantwortlicher

Mit der zentral im Datacenter gehosteten Abacus-Software konnten wir grosse Synergien im Bereich Support, Lizenzierung und Ausbildung beim Wechsel auf HRM2 erzielen. Wir sind überzeugt, dass wir mit Abacus die passende Software und mit Arcon den richtigen Partner gefunden haben, um auch die zukünftigen Entwicklungen in der Prozessdigitalisierung umzusetzen."

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Service- und Vertragsmanagement für Aussendienst

Swissgas AG

Sämtliche Programmanwender können ihre Stunden auch übers Web erfassen, so dass sie standortunabhängig operieren können.


Die Swissgas AG ist die Bündelorganisation für die Beschaffung von Erdgas in der Schweiz. Seit Anfang Jahr arbeitet das Unternehmen mit einer ABACUS-Gesamtlösung. Damit konnte ein umfassendes Kostenrechnungssystem eingeführt, die zentralen Prozesse in der Finanzabteilung optimiert und ein grosser Schritt zum papierlosen Büro gemacht werden.
2010 nahm Swissgas das Projekt "Ausbau der bestehenden ABACUS-Lösung" mit den folgenden Zielsetzungen in Angriff:
  • Neuaufbau der gesamten Kostenrechnung mit Vorbereitung für Swiss GAAP FER
  • Systemunterstützte Bereitstellung der Führungsinformationen im Bereich Kostenarten-, Kostenstellen- und Kostenträgerrechnung sowie Umlagen, Kennzahlen, Soll/Ist-Vergleiche, und Segmentsberichterstattung/Unbundling nach betriebswirtschaftlicher Sicht
  • Erhöhte Kostentransparenz der einzelnen Leitungsstränge, Geschäftsprozesse und Projekte
  • Stufengerechte finanzielle Führung mittels entsprechendem Reporting
Realisierte Lösung in der Übersicht
Das Projekt wurde in mehreren Etappen realisiert: In der ersten Phase erfolgte die Realisierung einer Fakturierungslösung in der Auftragsbearbeitung, danach folgte die Implementierung der übrigen Module Debitoren, Kreditoren inklusive AbaScan, Projektverwaltung, Anlagenbuchhaltung, Electronic Banking und E-Business. Sie wurden zusammen mit dem neuen Kostenrechnungs-Mandant eingerichtet. Ende 2011 wurde der bestehende "alte" ABACUS-Mandant auf die Version 2011 migriert und dabei die Datenübernahme vom bisherigen System durchgeführt.
Finanzbuchhaltung / Kostenrechnung
Ziel war es, Führungsinformationen nach betriebswirtschaftlicher Sicht aus dem Finanzsystem zur Verfügung zu stellen. Zudem wurde eine erhöhte Kostentransparenz der einzelnen Leitungsstränge, Geschäftsprozesse und Projekte angestrebt. Dabei stand die stufengerechte finanzielle Führungmittels entsprechenden Auswertungen im Vordergrund. Sämtliche dieser Ziele konnten mit der Einführung der Kostenrechnung erreicht werden. Die Prozesse in der Finanzabteilung sind optimiert und alle nötigen Kennzahlen und Auswertungen sind nun auf Knopfdruck abrufbar.
Aussenansicht der Zollmess- und Verdichter-Station Ruswil

"Die ABACUS-Software hat sich im Tagesgeschäft bewährt und bringt heute einen hohen firmenweiten Nutzen."

Kreditorenbuchhaltung mit Scanning und E-Business

Neu werden bei Swissgas sämtliche Lieferantenrechnungen in der Kreditorenbuchhaltung erfasst. Zu erwähnen ist hier vor allem die elektronische Archivierung der Originalrechnungen. Diese werden anhand eines Barcodes mit AbaScan verarbeitet und mit dem Postzertifikat SuisseID digital visiert. Der grosse Vorteil liegt vor allem in der Zeitersparnis, da die Rechnungen nicht mehr in Ordnern abgelegt werden müssen und die Rechnungen dank Volltextindexierung bei Bedarf sehr schnell auffindbar sind. Das Modul E-Business wird bei Swissgas für den Datenaustausch der Telefonrechnungen verwendet. Die zahlreichen Rechnungen der Swisscom werden so monatlich automatisiert via E-Business in die Kreditorenbuchhaltung übernommen. Wie diese Rechnungen verbucht werden, bestimmt die Logik der Verbuchungsdefinitionen, die über ein Mapping abgebildet werden. Bei Swissgas geschieht dies über die Telefonnummer. Da sie im Rechnungsdatensatz der Swisscom mitgegeben wird, kann anhand einer Tabelle problemlos die korrekte Kontierung ermittelt werden.

Auftragsbearbeitung und Debitorenbuchhaltung

Die Auftragsbearbeitung ist bei der Swissgas zu Fakturierungszwecken im Einsatz. Die Programmbenutzer können, basierend auf einem kompakten Artikelstamm und übersichtlichen Masken, einfach und schnell ihre Rechnungen erstellen. Diese Rechnungen werden nach dem Auslösen direkt in die Debitorenbuchhaltung gebucht.

Leistungs-/ Projektabrechnung

Mit dem Modul Leistungs-/Projektabrechnung wird bei Swissgas die Arbeitszeit- und Abwesenheitskontrolle geführt. Aktuell erfassen alle Betriebsassistenten ihre Arbeitsstunden und Abwesenheiten auf die unterschiedlichen Projekte/ Kostenstellen. Sämtliche Programmanwender können dabei ihre Stunden auch übers Web erfassen, so dass sie standortunabhängig operieren können. Verschiedene Arbeitszeitkalender und komplexe Überstundenregelungen wurden bei der Umsetzung berücksichtigt. Einfache Erfassungsmasken und übersichtliche Auswertungen liessen sich für Swissgas im Rahmen der Standardsoftware mit dem Maskendesigner und dem Report Writer individuell realisieren. Externe und interne Leistungen werden aus der Projektverwaltung direkt in die Finanzbuchhaltung gebucht und dadurch in der Kostenrechnung berücksichtigt. Fremdleistungen lassen sich in der Kreditorenbuchhaltung erfassen und online in die Projektverwaltung auf die entsprechenden Projekte übertragen, die somit immer einen aktuellen Stand der Kosten ausweisen.

Electronic Banking

Die reibungslose Abwicklung des nationalen und internationalen Zahlungsverkehrs hat für die Swissgas eine hohe Bedeutung. Aufgrund vertraglicher Verpflichtungen müssen die Zahlungen selbst im Ausland termingerecht ankommen. Das Modul Electronic Banking von ABACUS bietet Swissgas die vollständig integrierte Plattform zur Abwicklung sämtlicher Bankgeschäfte. Das Programm ist multibankfähig und berücksichtigt die aktuellsten Sicherheitsanforderungen. Auch Kontoüberträge lassen sich mit dem Modul Electronic Banking einfach und schnell abwickeln.

Anlagebuchhaltung

Das Anlagevermögen der Swissgas beträgt mehrere hundert Millionen Franken. Die zahlreichen Objekte werden in Kategorien wie Leitungen, Anlagen und Ausrüstung mit separaten Abschreibungssätzen und kalkulatorischen Zinsen geführt. Die unterschiedlichen Auswertungsbedürfnisse nach Funktion und Standorten werden über alternative Klassierungen abgebildet. Die automatisierte Verbuchung in die Finanz- respektive Betriebsbuchhaltung schafft eine erhebliche Zeiteinsparung und eine deutlich erhöhte Transparenz.

"Die komplette Integration sämtlicher Module optimiert die Durchlaufzeit der verschiedenen Abläufe."

Swissgas AG

Das von Swissgas beschaffte Erdgas wird zu Selbstkosten an die jeweiligen Aktionärskunden geliefert. Dank dieser Struktur ist sichergestellt, dass Erdgas im "System Erdgas Schweiz" dauerhaft wirtschaftlich in der richtigen Form am richtigen Ort ankommt. Es ist ein föderalistisches System, das auf dem Gedanken der Kostenoptimierung und nicht der Gewinnerzielung aufgebaut ist. Dadurch kann die gemeinsame Stärke im Einkauf genutzt und gleichzeitig der dezentrale Kontakt zu den Kunden gewahrt werden. Swissgas setzt pro Jahr rund eine Milliarde Franken um. Die Bilanzsumme beträgt rund CHF 430 Millionen. Erdgas kann über zwölf Einspeisestellen in die Schweiz eingeführt werden. Die wichtigste Einfuhrroute ist die Leitung von den Niederlanden nach Italien. Seit der Inbetriebnahme und dem späteren umfassenden Ausbau des Transitgas-Systems ist die Schweiz ein bedeutendes Erdgastransitland in Westeuropa. Die Gesamtlänge der schweizerischen Erdgas-Transport- und Verteilleitungen beträgt 16'000 km.

Swissgas AG
Grütlistrasse 44
8002 Zürich
www.swissgas.ch

Original Bericht (PDF)

Martin Fuhrer
Projektleiter

"Die etappenweise Einführung hat sich bei diesem Projekt mit einer relativ langen Projektdurchlaufzeit als richtige Strategie bestätigt. Die Benutzer konnten bereits in der ersten Etappe praktische ABACUS-Erfahrungen sammeln und sich schrittweise an die neue Software gewöhnen. Die intuitive Benutzeroberfläche und die Durchgängigkeit in den verschiedenen Applikationen kamen den Anwendern sehr entgegen. Die komplette Integration sämtlicher Module optimiert die Durchlaufzeit der verschiedenen Abläufe, so dass eine erhebliche Effizienzsteigerung beim Suchen von Buchungen, Belegen und weiteren Informationen erreicht werden konnte. Die Standardauswertungen und die individuell erstellten Auswertungen unterstützen die Bereichs- und Geschäftsleitung in ihren unternehmerischen Entscheidungen optimal. Die ABACUS-Software hat sich im Tagesgeschäft bewährt und bringt heute einen hohen firmenweiten Nutzen."

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ERP-Gesamtlösung unterstützt Türenherstellung – WebServices-Schnittstellen integrieren Branchen-PPS

RIWAG Türen AG

ERP-Gesamtlösung unterstützt Türenherstellung - WebServices-Schnittstellen integrieren Branchen-PPS


Der Fertigungsbetrieb RIWAG Türen setzt seit dem 1. Januar 2015 auf die ABACUS ERP-Software. Diese sorgt dafür, dass sich das Finanz- und Rechnungswesen effizient erledigen lässt. Das Modul Auftragsabwicklung dient der Offert- und Rechnungsstellung und erweist sich bei der Anbindung der bestehenden PPS-Lösung als offen und flexibel.

Das in Arth am Fuss der Rigi domizilierte Fabrikationsunternehmen stellt Aussen- und Innentüren in verschiedensten Kombinationen her. Bereits seit 1983 setzt der Betrieb auf IT-Lösungen, die seitdem sukzessive erweitert wurden. Seit über 20 Jahren ist darin die Arbeitsvorbereitung zur Türenfertigung integriert. Sie ist dem Computer Integrated Manufacturing (CIM), der computerintegrierten Fertigung, vorgelagert. Die Entwicklung dieser Softwarelösung erfolgte durch das Unternehmen selbst und ermöglicht es, Einzeltüren zu Serien zusammen zu legen und dadurch effizient herzustellen. Sie ist aus dem Unternehmen nicht mehr wegzudenken.

Viel Zeit lässt sich mit dem elektronischen Kreditoren-Visumsprozess sparen

2013 hat RIWAG das Projekt zur Ablösung der bestehenden ERP-Lösung begonnen, wobei die plattformunabhängige ABACUS Browser- Lösung von Anfang an überzeugen konnte. Wegen ihres umfangreichen Know-how in den Bereichen Finanz- und Rechnungswesen sowie Auftragsabwicklung ist von Anfang an ARCON Informatik dabei gewesen. Die langjährige ABACUS Partnerin erwies sich als ideale Umsetzerin. Als ein wichtiger Erfolgsfaktor erwies sich dabei das angewendete Prototyping-Verfahren. Die Stammdatenübernahme mit dem Import der Kunden-, Lieferanten- und Adressdaten und das Erstellen der WebServices für die Auftragsschnittstelle wurden in einer abgegrenzten Testumgebung vorangetrieben. Vorteilhaft war es, dass darin bereits früh die zentralen Prozesse in der Auftragsabwicklung durch die Mitarbeitenden von RIWAG überprüft werden konnten. Diverse ihrer Optimierungswünsche konnten dadurch rechtzeitig vor dem Produktivstart implementiert werden. 

Finanzsoftware vereinfacht Prozesse

Die Standardfunktionen des ABACUS ERP im Bereich des Finanz- und Rechnungswesens waren in der Lage, sämtliche Anforderungen der RIWAG komplett abzudecken.ABACUS bietet in diesen Modulen eine breite Funktionspalette und ihre Standardfunktionen unterstützen die Mitarbeitenden optimal bei der täglichen Arbeit.

Auftragsabwicklung mit PPS-Anbindung

Damit sich das Auftragsvolumen effizient abwickeln lässt, wurde der Verkaufsprozess weitgehend standardisiert. Um den Bedürfnissen von RIWAG gerecht zu werden, wurde die Auftragserfassungsmaske umgestaltet. Mit Hilfe von Java- Scripting und individuellen Benutzerfeldern konnten die Anforderungen für spezielle Berechnungen erfüllt werden. Zudem wird den Programmanwendern in der Erfassungsmaske das aktuelle Auftragsdokument als Bild aufbereitet.

Dank der neuen ERP-Software konnten diverse Prozesse optimiert werden

Dieses wurde von den ABACUS Spezialisten der ARCON mit dem Werkzeug AbaFusion realisiert. Dadurch kann ein Sachbearbeiter von RIWAG unverzüglich Dokumentenlayout und Daten überprüfen. Ein separates Dokumentenvorschaufenster ist damit hinfällig. Dies spart Zeit und erhöht die Dokumentenqualität.

Sämtliche RIWAG-Auftragsdokumente werden im ABACUS als PDF Datei aufbereitet und direkt aus der Ablaufsteuerung via Mail an die Kunden verschickt oder ausgedruckt.

Die Mehrheit der Verkaufsaufträge wird bei RIWAG aus dem branchenspezifischen Produktionsplanungs- und -steuerungssystem erzeugt.

Originalbericht (PDF)

RIWAG Türen AG

Das Familien-Unternehmen RIWAG Türen existiert seit über 70 Jahren. RIWAG steht für die Nachnamen der beiden Gründer Franz Karl Rickenbachund Anton Wiget. Während 37 Jahren wurde der Betrieb bis 2014 in zweiter Generation geführt. Letztes Jahr hat die dritte Generation das Ruder übernommen.

RIWAG beschäftigt heute 60 Mitarbeitende. Das Unternehmen produziert wöchentlich 700 bis 800 Türen und rund 250 Türrahmen mit dem Anspruch, der Türbauer mit der grössten Fertigungstiefe und dem breitesten Angebot zu sein. Oberstes Ziel ist es, ein CIM von A bis Z umzusetzen. Durch die konsequente Anwendung der internen Standards optimert RIWAG die für die Zielerreichung nötigen Abläufe bezüglich Qualität, ökologischen Anforderungen, Effektivität und Effizienz.

  • RIWAG Türen AG
    Dino Rickenbach
    Wegscheide 12
    CH-6415 Arth
    Telefon +41 41 859 00 10
    www.riwag.ch
  • Dino Rickenbach
    CEO RIWAG Türen AG
    Arth

"Wir haben den Entscheid für ABACUS und ARCON nie bereut. Dank der neuen ERP-Software konnten diverse Prozesse optimiert werden. Vor allem der elektronische Visumsprozess der Lieferantenrechnungen spart unserem Betrieb viel Zeit und Geld. Die Durchlaufzeit der Visumskontrolle konnte dank ABACUS massiv verkürzt werden."

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ARCON Informatik AG

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CH-6312 Steinhausen/Zug
+41 41 749 10 00
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