Die Balance Familie ist Betreiberin von fünf Hotels und einem Gastrobetrieb. Mit ihrem Engagement hat sie sich der perfekten Symbiose und Harmonie von Gast, Gastgeber, Natur, Umwelt und Architektur verschrieben. Wie die Abacus-ERP-Software dabei hilft, Prozesse zu automatisieren und damit den Fokus auf dem Kerngeschäft zu halten, erklärt Verwaltungsratspräsident Felix Suhner im Interview.

Interview mit Felix Suhner, Unternehmer und Inhaber Balance Familie

Warum haben Sie sich für die Abacus-Lösung entschieden?

Abacus konnte uns aufzeigen, dass wir zwischen den Betrieben nicht mehr Lieferantenrechnungen auf Papier hin- und herschicken müssen. Das war sicher einer der Hauptgründe. Zudem wollten wir eine Software beschaffen, welche über eine zertifizierte Dokumentenablage verfügt, damit wir unsere Lieferantenbelege nicht mehr in Papierform aufbewahren müssen.

Wie erfolgte die Umstellung auf den elektronischen Lieferanten-Rechnungsempfang?

Wir haben ein Projektteam gebildet mit einem Projektleiter und einer Stellvertretung. Als ersten Schritt haben wir die Bilanz- und Erfolgsrechnungen der Betriebe vereinheitlicht. Unser Einführungspartner, die Arcon Informatik AG, hat uns hier mit ihrer Praxiserfahrung wertvoll unterstützt.

Die Buchhalterinnen und Buchhalter der verschiedenen Betriebe haben wir an mehreren Terminen geschult. Für die Visumsbenutzer war nur eine kurze Schulung notwendig, da die Programmbedienung sehr einfach ist.

Die Einführung in den Betrieben erfolgte in zwei Schritten. Die ersten Betriebe wurden per 1. November 2022 umgestellt, die übrigen per 1. Januar 2023.

Welche Vorteile ergeben sich für die Balance Familie durch die Automatisierung des Kreditoren-Workflows?

Wir haben alle Daten direkt in unserem System. Da unsere Betriebe an verschiedenen Orten sind, ist das ein grosser Vorteil. Die Mitglieder des Führungsteams können die Rechnungen ort- und zeitunabhängig visieren. Damit wurde der Prozess wesentlich optimiert. Zudem können wir schneller auf unsere Daten und Kennzahlen zugreifen.