Leiter Digital Marketing und Kommunikation
Publiziert am 17.02.2024
Warum haben Sie sich für die Abacus-Lösung entschieden?
Abacus konnte uns aufzeigen, dass wir zwischen den Betrieben nicht mehr Lieferantenrechnungen auf Papier hin- und herschicken müssen. Das war sicher einer der Hauptgründe. Zudem wollten wir eine Software beschaffen, welche über eine zertifizierte Dokumentenablage verfügt, damit wir unsere Lieferantenbelege nicht mehr in Papierform aufbewahren müssen.
Wie erfolgte die Umstellung auf den elektronischen Lieferanten-Rechnungsempfang?
Wir haben ein Projektteam gebildet mit einem Projektleiter und einer Stellvertretung. Als ersten Schritt haben wir die Bilanz- und Erfolgsrechnungen der Betriebe vereinheitlicht. Unser Einführungspartner, die Arcon Informatik AG, hat uns hier mit ihrer Praxiserfahrung wertvoll unterstützt.
Die Buchhalterinnen und Buchhalter der verschiedenen Betriebe haben wir an mehreren Terminen geschult. Für die Visumsbenutzer war nur eine kurze Schulung notwendig, da die Programmbedienung sehr einfach ist.
Die Einführung in den Betrieben erfolgte in zwei Schritten. Die ersten Betriebe wurden per 1. November 2022 umgestellt, die übrigen per 1. Januar 2023.
Welche Vorteile ergeben sich für die Balance Familie durch die Automatisierung des Kreditoren-Workflows?
Wir haben alle Daten direkt in unserem System. Da unsere Betriebe an verschiedenen Orten sind, ist das ein grosser Vorteil. Die Mitglieder des Führungsteams können die Rechnungen ort- und zeitunabhängig visieren. Damit wurde der Prozess wesentlich optimiert. Zudem können wir schneller auf unsere Daten und Kennzahlen zugreifen.
Was sind ihre persönlichen Lösungs-Highlights?
Was mir sehr gut gefällt, ist der einheitliche Kontenrahmen, welcher nun in allen Betrieben im Einsatz ist. Davon erwarte ich mir aussagekräftige Informationen im Direktvergleich der einzelnen Betriebe.
Die Zahlen werden wir erstmals Ende 2023 auswerten. Die Kennzahlen im Finanzbereich können wir nun sogar monatlich vergleichen. Da ist eine coole Sache!
Welche Bedeutung hat Ihr Abacus-Partner Arcon Informatik AG?
Die Projektleitung seitens Arcon war sehr professionell. Wir wurden anhand eines durchgetakteten Projektplans aktiv begleitet. Periodisch haben wir uns in virtuellen Meetings ausgetauscht. Das klappte hervorragend.
Arcon betreut auch unsere IT-Infrastruktur. Die Inbetriebnahme der Lösung auf unserer IT-Infrastruktur hat ebenfalls gut funktioniert.
Gibt es weitere Ausbauwünsche?
Wir prüfen, ob wir unsere Grossisten wie zum Beispiel die Pistor direkt via E-Business in unsere Abacus-Lösung einbinden können. Aber ansonsten sind wir mit der bestehenden Lösung sehr zufrieden.
Haben Sie einen Praxis-Tipp für Kolleginnen und Kollegen Ihrer Branche, den Sie gerne teilen möchten?
Die internen Ressourcen müssen zur Verfügung gestellt werden – es braucht einen Effort von allen Projektbeteiligten. Der Wechsel von der physischen zur digitalen Lieferantenrechnung sollte gut geplant werden. Bei uns war das nicht einfach, da die Inbetriebnahme in zwei Schritten, Anfang November 2022 und Anfang Januar 2023, erfolgte. Hier braucht es mit den Lieferanten einen partnerschaftlichen Austausch.
Das Unternehmerpaar setzt ihr Leben lang auf ihre Werte «engagiert, verantwortlich, sinngebend» – beruflich wie privat. Mit Enthusiasmus, unermüdlichem Einsatz und Unterstützung von seiner Frau Rhéane baute Felix Suhner über die letzten Jahre die kleine Hotelgruppe auf. Nach 20 Jahren Frontengagement entschloss sich der diplomierte Hotelier und gelernte Koch, seine Aufgaben auf die Entwicklung der Hotelgruppe zu verschieben.
Zusammen mit seiner Frau und dem Team der Balance Familie werden getreu der Vision «das Gute leben» zusätzliche Werte für Gäste und Hotelbetriebe kreiert. Ihre Passion ist die Hotelarchitektur und die Gestaltung von Wohlfühl-Oasen. Ideen für neue Konzepte finden sie in ihrer Freizeit zusammen mit ihren beiden Kindern auf internationalen Fachmessen und in den angesagtesten Hotels im In- und Ausland.
