Abacus Neuerungen im Finanz- und Rechnungswesen Version 2021

Blog Einleitungstext: Eine Sharing-Plattform, Buchungen in Kryptowährungen und ein Vieraugen-Prinzip. Da hat sich so einiges getan rund um das Finanz- und Rechnungswesen von Abacus! Wir haben die spannendsten Updates der Versionen 2020 und 2021 für Sie herausgepickt.
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Abacus Neuerungen im Finanz- und Rechnungswesen - Version 2021


Neuerungen im Bereich FIBU

Eine Sharing-Plattform, Buchungen in Kryptowährungen und ein Vieraugen-Prinzip. Da hat sich so einiges getan rund um das Finanz- und Rechnungswesen von Abacus! Wir haben die spannendsten Updates der Versionen 2021 für Sie herausgepickt.

Kennen Sie bereits den Data Analyzer? Wenn nicht, wird es höchste Zeit! Beim Data Analyzers handelt es sich um eine voll integrierte Abacus BI-Lösung, mit welcher Sie Ihre Daten einfach und schnell in Form von Dashboards visualisieren können. Die Vorteile liegen auf der Hand: Es werden keine Schnittstellen benötigt und durch die volle Integration wird auch der Zugriffsschutz Ihrer Abacus Umgebung übernommen. Die Dashboards können über die neue Sharing-Plattform DeepV auch an externe User (ohne Lizenzen) geteilt werden. Entweder automatisch oder manuell lassen sich dort Dashboards des Data Analyzers veröffentlichen und den berechtigten Nutzern zugänglich machen. DeepV kann zudem auch zum Teilen von Auswertungen aus den FRW Applikationen wie zum Beispiel Kontoauszügen oder Kostenstellenauszügen verwendet werden.

Neues gibt es auch im Bereich Bilanz & Erfolgsrechnung: Die Bilanz und Erfolgsrechnung lässt sich direkt aus Abacus ausgeben, nun auch inklusive Anhang. Dabei können das Deckblatt und die Anhänge mittels AbaReport individuell gestaltet werden.

Falls Ihr Unternehmen vermehrt in der Kryptowelt unterwegs ist, so wird Sie diese Neuerung freuen: Neu können Kryptowährungen wie Bitcoin und Ether – oder auch eigene – gebucht, ausgewertet und bewertet werden. Mehr dazu gibt’s in unserem Blogeintrag.

In unserem Videobeitrag zum Thema Neuerungen FIBU und Kredi 2021 erfahren Sie mehr darüber:

Neuerungen im Bereich Kreditoren

Im Bereich Kreditoren gibt es auch nennenswerte Updates. So wurde die Belegerfassung für nicht gefundene Lieferanten vereinfacht oder das Visieren der Kreditorenbelege im Portal MyAbacus ermöglicht, welches ein benutzerfreundlicheres Layout, als das im Abacus ERP mit sich bringt. Zudem erlaubt es die neue Funktion «Daueraufträge», aus einem bestehenden Beleg weitere Kreditorenbelege zu generieren und diese in einem bestimmten Intervall direkt einzubuchen. Falls sich etwas am Ursprungsbeleg ändert, zum Beispiel der Zahlungsbetrag, der Zahlungsweg oder andere Informationen, kann ein Folgeauftrag erstellt werden.

Neues Vieraugen-Prinzip

Das neue Vieraugen-Prinzip bringt mehr Sicherheit, um den Lieferantenstamm oder andere Daten vor unbefugtem Zugriff und Mutationen zu schützen. Somit kann eine Änderung nur vorgenommen werden, nachdem sie von einem oder mehreren Benutzern bestätigt wurde. Durch die doppelte Kontrolle können fehlerhafte Datenerfassungen und -Mutationen vermieden werden.

Dieser Eintrag deckt längst nich alle Neuerungen ab. Wenn wir Ihr Interesse geweckt haben, freuen wir uns auf eine Kontaktaufnahme!

Informationssicherheit in der Abacus ERP Software

Blog Einleitungstext: Wöchentlich ist von neuen erfolgreichen Cyberangriffen zu lesen. Kein Unternehmen ist gefeit von der Daten- und Geldgier der Hacker, die leider oft leichtes Spiel haben. Tendenziell hinken Schweizer Firmen mit dem Schutz ihrer IT-Infrastruktur hinterher. So weisen die aktuellen IT-Systeme und Programme nach wie vor erhebliche Sicherheitslücken auf. Doch was können Sie nun konkret tun, um die Informations-sicherheit im Abacus zu steigern?
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Informationssicherheit in der Abacus ERP Software


 

Änderungsnachverfolgung

Abacus bietet Ihnen zahlreiche Möglichkeiten zur Auswertung von Log-Files. Beispielsweise ist es durch die Applikation AbaAudit möglich, sämtliche Datenbankänderungen der Abacus Software protokollieren zu lassen. Dies ist insbesondere dann nützlich, wenn ungewünschte Mutationen zurückverfolgt werden oder Vorgaben auf Seiten des Qualitätsmanagements erfüllt werden müssen.

Multi-Faktoren Authentifizierung (MFA)

Im Abacus haben Sie die Möglichkeit, für alle User eine MFA-Authentifizierung zu aktivieren. Nutzen Sie diese Möglichkeit, um Ihre Daten auf mehrfach vor unerlaubtem Zugriff zu schützen.

 

 

 

Gefährdete Informationssicherheit

Wöchentlich ist von neuen erfolgreichen Cyberangriffen zu lesen. Kein Unternehmen ist gefeit von der Daten- und Geldgier der Hacker, die leider oft leichtes Spiel haben. Tendenziell hinken Schweizer Firmen mit dem Schutz ihrer IT-Infrastruktur hinterher. So weisen die aktuellen IT-Systeme und Programme nach wie vor erhebliche Sicherheitslücken auf. Zusätzlich hat Corona und die daraus resultierende Verschiebung ins Homeoffice die Lage noch verschärft, wie der «Cyber Security Report 2020» von Six zeigt[1].  Doch nicht nur Hackerangriffe sondern auch weitere Aspekte wie beispielsweise mangelnde Datenqualität können die Informationssicherheit in Ihrem Unternehmen gefährden.

Es besteht also Handlungsbedarf. Doch was können Sie nun konkret tun, um die Informationssicherheit im Abacus zu steigern?

Grundsätzlich gelten im Bereich der Abacus Business Software die üblichen Sicherheitsempfehlungen, welche für IT-Systeme im generellen gelten: beispielsweise das Patchen der Software seitens Client und Server, die Umsetzung von Passwortrichtlinien, aktuelle Zertifikate etc. Doch was für Ansätze gibt es innerhalb der Abacus Software, um die Informationssicherheit möglichst hoch zuhalten? Gerne stellen wir Ihnen dazu einige vor:

Benutzergruppen nach «Least-privilege-Prinzip»

(Jeder Benutzer soll genau jene Berechtigungen haben, die er benötigt, um seine Aufgaben zu erledigen – und nicht mehr)

Die sehr granular konfigurierbare Benutzerverwaltung im Abacus erlaubt es Ihnen einerseits auf Ebene von Benutzergruppen spezifische Zugriffsrechte festzulegen, sowie auch individuell pro Rolle. Auch die Zugriffe auf E-Dossier können sehr feinstufig eingestellt werden. Vergeben Sie die entsprechenden Rechte nach dem «Least-privilege-Prinzip» und dokumentieren Sie diese in einem Zugriffskontroll-Konzept. Somit reduzieren Sie die Angriffsfläche und schaffen die Grundlage für strukturiertes Access Management.

 

Standardisierte Abacus Prozesse

Die Datenqualität in einem ERP ist matchentscheidend. Definieren Sie daher Prozesse, welche die Datenqualität steigern. Beispielsweise einen Löschprozess für nicht mehr benötigte oder zu löschender Daten (bspw. im Fall von Bewerbungsunterlagen). Auch Datenbereinigungs-Prozesse machen Sinn, um proaktiv eine hohe Datenqualität sicherstellen zu können. Abacus bietet im Standard auch Auslagerungs- bzw. Archivfunktionen. Nutzen Sie solche Möglichkeiten und schaffen Sie Verantwortlichkeiten.

 

Kryptowährungen in der Abacus Finanzbuchhaltung?

Blog Einleitungstext: Die Innovation der Blockchain, welche durch den Boom von Kryptowährungen populär geworden ist, hat weite Einflussbereiche auf den Staat, die Wirtschaft aber auch auf uns Individuen. Nun stellt sich uns als Abacus Goldparter die Schlüsselfrage: Wie reagiert die Abacus Research AG auf die Veränderungen?
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Kryptowährungen in der Abacus Finanzbuchhaltung?


Kryptowährungen sind auf dem Anmarsch, ob es uns gefällt oder nicht. Die Innovation der Blockchain, welche durch den Boom von Kryptowährungen populär geworden ist,  hat weite Einflussbereiche auf den Staat, die Wirtschaft aber auch auf uns Individuen. Nun stellt sich uns als Abacus Goldparter die Schlüsselfrage: Wie reagiert die Abacus Research AG auf die Veränderungen? Und was bedeutet dies für den Abacus User?

Nun, einerseits wird es ab der Version 2021 möglich sein, in der Fibu-Applikation mit Kryptowährungen zu buchen. Was dies für Abacus User konkret bedeutet, veranschaulichen wir Ihnen in den folgenden Abschnitten. 

Wie verwalte ich meine Kryptowährungen im Abacus?

Im Programm 5714 werden Kryptowährungen verwaltet. Dabei können beliebig viele Kryptowährungen erfasst werden:

Skalierung der Werte

Standardmässig arbeitet Abacus mit zwei Nachkommastellen, dies auch bei klassischen Fremdwährungen. Bei Kryptowährungen werden in der Regel mehr Nachkommastellen benötigt. Damit in den Datenbanken und Programmen korrekt umgerechnet und gearbeitet werden kann, braucht es die Skalierung als Umrechnungsfaktor. Die Skalierung ist also eine programmiertechnische Notwendigkeit, welche mit den Datentypen in Java zusammenhängt. Die Werte Ihrer Krypto-Assets werden dadurch nicht beeinflusst. 

Die Skalierung kann nur zu Beginn definiert und danach nicht mehr angepasst werden. Eine mögliche Kursentwicklung und damit zusammenhängende Veränderung der Skalierung/Nach-kommastellen müssen bei der Definition mitbedacht werden.

Auswertungen

In den Auswertungen werden die Kryptowährungen jeweils in der Krypto- als auch in der Leitwährung des Mandanten ausgegeben:

Ihr Nutzen

  • Buchen von Fiat-Geld wie auch von Kryptowährungen wie z.B. Bitcoin
  • Die wichtigsten Kryptowährungen als Standard von Fremdwährungen enthalten
  • Zusätzlich frei definierbare Kryptwährungen
  • Buchen von Kryptowährung an Kryptowährung bei Leitwährung wie CHF, USD oder EUR
  • Kontoauszug mit Anzahl Coins der Kryptowährung und Leitwährungsbetrag

Ausblick

Die Verwendung von Kryptowährungen ist im Umfang der Fremdwährungen enthalten, so dass keine Zusatzkosten entstehen. Die Lösung wird erstmals mit der Version 2021 (Servicepack Mai) ausgeliefert und beschränkt sich vorerst auf die Finanzbuchhaltung. Eine Anbindung an Wallets wird noch geprüft.

Für weitere Informationen zögern Sie nicht, uns zu kontaktieren!

 

Quellen: Abacus Research AG (2021), https://www.abacus.ch/fileadmin/ablage/dokumente/factsheet/de/factsheet_abacus_krypto_de.pdf

Nachhaltige Geschäftsprozesse durch Digitalisierung - Green IT?

Blog Einleitungstext: Spätestens nach den Wetterextremen dieses Sommers mit Stürmen und Überschwemmungen in Nordeuropa und Waldbränden im Süden ist das Thema Nachhaltigkeit und Umweltschutz aktueller denn je. Welche Rolle spielt ICT im Kampf gegen steigende Emissionen und wachsenden Ressourcenverbrauch?
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Nachhaltige Geschäftsprozesse durch Digitalisierung – Green IT?


Ziele der Green IT

  • Verringerung des Energie- und Ressourcenverbrauchs bei der Hardware-Herstellung
  • Einsatz von IT zur Reduktion von Emissionen anderer Produkte
  • Soziale und faire Arbeitsbedingungen in der Produktion
  • Herstellung möglichst langlebiger Hardware
  • Ressourcenschonende Entwicklung von Software
  • Reduktion des Energieverbrauchs bei der Nutzung von IT
  • Recycling und energiesparende Entsorgung
  • Vermeiden von unnötigem Papierverbrauch

Einflüsse von ICT auf das Klima

Spätestens nach den Wetterextremen dieses Sommers mit Stürmen und Überschwemmungen in Nordeuropa und Waldbränden im Süden ist das Thema Nachhaltigkeit und Umweltschutz aktueller denn je. Längst ist allen klar, dass Zug fahren weniger Emissionen verursacht als mit dem Flugzeug zu reisen oder dass Fleisch nur in Massen konsumiert werden sollte. Was bislang nicht so stark thematisiert wurde, ist der Energie- und Ressourcenverbrauch eines der am stärksten wachsenden Wirtschaftssektors, der ICT (Information and Communication Technologies).

Die Digitalisierung ist zugleich Treiber der Wirtschaft wie auch der CO2-Emissionen. Einerseits erschafft sie neue Wirtschaftszweige und erleichtert unseren Alltag erheblich. Andererseits ist die digitale Transformation mitverantwortlich für den weltweit steigenden Energiebedarf – Energie in Form von Strom, der international grösstenteils aus fossilen Quellen stammt (Statistika). Zudem werden immer mehr Rohstoffe abgebaut, um den wachsenden Ressourcenbedarf für Akkus und Endgeräte zu stillen. Vorbei sind die Zeiten, in denen das (Nokia) Natel unzerstörbar erschien. Heutige Smartphones haben eine durchschnittliche Lebensdauer von 18 bis 24 Monaten (Global E-Waste Monitor). Aufgrund dieser Entwicklungen ist die ICT aktuell für rund 3% des weltweiten CO2-Ausstosses verantwortlich. Für das Jahr 2025 prognostiziert eine französische Studie angesichts aktueller Messwerte sogar einen Anstieg auf bis zu 8% (The Shift Project).

Green IT

Unter dem Schlagwort „Green IT“ bemühen sich Verbände und Forschende, umweltverträgliche Technologien und Dienstleistungen zu entwickeln und somit dem Trend entgegenzuwirken. Denn der Spiess lässt sich durchaus umdrehen: Umweltschutz durch ICT! Digitale Prozesse reduzieren den Verbrauch von Papier, durch Online-Meetings lassen sich Geschäftsreisen vermeiden und smarte Systeme verhelfen zu Prozessoptimierung und Effizienzsteigerung. Green IT steht also für eine ressourcenschonende Technologienutzung, anstatt einer Einschränkung von digitalen Anwendungen.

Nun fragen Sie sich bestimmt, was Ihr Unternehmen zum Klimaschutz beitragen könnte. Sind Sie schon in der Cloud unterwegs? Falls ja, haben Sie ein mit nachhaltigem Strom betriebenes Rechenzentrum ausgesucht? Dies ist ein grosser Schritt in Richtung Green IT, denn Rechenzentren verschlingen eine ungeheure Menge an Energie. Deshalb werden die Server der Arcon mit einem Strommix aus 64% erneuerbaren Energien und 36% aus Kernenergie betrieben, um den steigenden CO2-Emissionen entgegen zu wirken. Des Weiteren ermöglicht der Einsatz von Abacus als integrierendes ERP-System ressourcenschonende Geschäftsprozesse. So vermeidet beispielsweise eine effiziente Lagerbewirtschaftung Warenüberschuss und lange Transportwege, oder das digitale Spesenmanagement mit Yapeal verringert den Papierverbrauch (siehe diesen Blogeintrag). Als weiteres Beispiel sind hier auch die digitalen Kreditoren- und Debitoren Prozesse zu nennen, welche ebenfalls ressourcenschonend sind.

Die Arcon ist stetig dabei, Projekte für nachhaltige Digitalisierungsprozesse zu planen und zu realisieren. Machen auch Sie mit!

Quellen: Statistica.com (2020), https://de.statista.com/statistik/daten/studie/167998/umfrage/weltweiter-energiemix-nach-energietraeger/

Global-E-waste Monitor (2017), https://www.itu.int/en/ITU-D/Climate-Change/Documents/GEM%202017/Global-E-waste%20Monitor%202017%20-%20Chapter%203.pdf

The Shift Project (2019), https://theshiftproject.org/wp-content/uploads/2019/03/Lean-ICT-Report_The-Shift-Project_2019.pdf

Die Arcon erhält die Abacus Solution Expert Time Zertifizierung

Blog Einleitungstext: Als Abacus Gold Partner war es uns schon immer ein Anliegen sowohl hinsichtlich Innovation als auch im Bereich Qualitätssicherung ganz vorne mitzuspielen. Um dies einmal mehr unter Beweis zu stellen, hat die Arcon entschieden sich als Experte für Zeit- und Spesenerfassung zertifizieren zu lassen.
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Die Arcon erhält die Abacus Solution Expert Time Zertifizierung.


 

 

 

 

Als Abacus Gold Partner war es uns schon immer ein Anliegen sowohl hinsichtlich Innovation als auch im Bereich Qualitätssicherung ganz vorne mitzuspielen. Um dies einmal mehr unter Beweis zu stellen, hat die Arcon entschieden sich als Experte für Zeit- und Spesenerfassung zertifizieren zu lassen.

Gerade im Bereich der Digitalisierung der Zeit- und Spesenerfassung stösst man schnell auf komplexe Anforderungen, die eine tiefes Expertenwissen voraussetzen.

Darüber hinaus sind diese Schnittstellenthemen immer im Kontext der «mitwirkenden Module» wie Lohnbuchhaltung, Kreditorenbuchhaltung und Projektverwaltung zu betrachten. Im Rahmen des ASE-Zertifizierungsprogramms wurde die Arcon bzw. die Mitarbeiter im Team Zeit/HR/Lohn auf Herz und Nieren geprüft, Kundenfeedbacks zu vergangenen Projekten wurden eingeholt und die Mitarbeiter wurden aktiv geschult.

Nicht zuletzt aufgrund der partnerschaftlichen und professionellen Zusammenarbeit mit unseren Kunden war dieser Meilenstein nach weniger als sechs Monaten bereits erreicht. Die Arcon darf nun mit Stolz das Abacus Solution Expert Time Logo tragen.

 

 

Wir bedanken uns einmal mehr herzlich bei unseren Kunden und natürlich bei Mr. Time in St. Gallen.

ARCON Informatik AG

Hinterbergstrasse 24
CH-6312 Steinhausen/Zug
+41 41 749 10 00
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