Die Arcon erreicht die ISO 27001 Zertifizierung

Blog Einleitungstext: Die Arcon erhält das ISO 27001 Zertifikat, nachdem beide offiziellen Audits durch das Swiss Safety Center Anfang dieses Jahres erfolgreich verlaufen sind. Doch was hat es mit der Zertifizierung auf sich? Was bedeutet dies für die Stakeholder und was sind die lessons learned?
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Die Arcon erhält das ISO 27001 Zertifikat


Unsere Ziele

Die spezifischen Zielsetzungen unseres ISMS sind ausschlaggebend für die Wirkung und den Erfolg des ISMS. Wir haben uns dafür folgende Ziele gesetzt:

  • Die kontinuierliche Verbesserung unserer ISMS relevanten Geschäftsprozesse
  • Sicherstellung einer hohen Informations- und Cybersicherheit
  • Schaffen von Transparenz und Nachvollziehbarkeit bezüglich der Aktivitäten im Bereich Informations- und Cybersicherheit
  • Minimierung der Geschäftsrisiken & Reduktion der Schäden durch potenzielle Vorfälle

Unser ISO-Team

Unser Projektteam setzt sich aus dem CISO, CIO und dem ISMS Manager zusammen. Ziel ist es, unsere Fähigkeiten und unser Know-How komplementär zu ergänzen, um so unser ISMS weiter zu entwickeln. Insbesondere unser CISO übernimmt dafür eine wichtige Rolle. Neben der strategischen und taktischen Verantwortung der Informationssicherheit der Arcon gehören zu seinen Hauptaufgaben die Initiierung, Implementierung, Optimierung, Überwachung und Steuerung des ISMS und aller damit verbundenen Prozesse und Organisationen.

Die Arcon erhält das ISO 27001 Zertifikat, nachdem beide offiziellen Audits durch das Swiss Safety Center Anfang dieses Jahres erfolgreich verlaufen sind. Doch was hat es mit der Zertifizierung auf sich? Was bedeutet dies für die Stakeholder und was sind die lessons learned?

 

Vereinfacht ausgedrückt dient die ISO 27001 Norm dazu, ein funktionsfähiges Informationssicherheits-Managementsystem (ISMS) im Unternehmen zu entwickeln, umzusetzen und kontinuierlich weiterzuentwickeln. Im Grundsatz geht es darum besser zu werden - und zwar im Bereich Informationssicherheit, wobei insbesondere die zugrundeliegenden Schutzziele von Informationssystemen Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit erfüllt werden müssen. Für uns bedeutet dies insbesondere Transparenz schaffen, Nachvollziehbarkeiten gewährleisten, Risiken zu managen, Awareness & Know-How aufzubauen und dieses in unsere Prozesse einfliessen zu lassen. Unser Fundament dafür ist ein ständiger Verbesserungsprozess, durch welchen wir laufend Verbesserungen vorantreiben, um schliesslich den steigenden Anforderungen an die Informationssicherheit auf Seiten aller Stakeholder gerecht werden zu können.

Das Zertifikat ISO/IEC 27001 ist international gültig und weltweit anerkannt und wir freuen uns daher umso mehr, dass wir dieses Gütesiegel tragen dürfen. Wir bedanken uns hiermit bei allen Beteiligten, welche die Zertifizierung nach ISO 27001 erst ermöglichten.

 

Lessons Learned

Ein ISMS muss leben, um einen Nutzen zu generieren. Wir haben dabei erkannt, dass dies nur durch eine kontinuierliche Verteilung des Know-Hows und die konkrete Verpflichtung der Geschäftsleitung möglich ist. Unser Informationssicherheits-System muss von allen Mitarbeitenden konsequent angewendet werden, damit es sich bewährt. Wieder einmal mehr wurden daher unsere Mitarbeitende als die wertvollste Ressource der Arcon erkannt. Unser ISMS ist mehr als ein System, es ist eine Denkweise unserer Mitarbeitenden – Eine Denkweise der kontinuierlichen Verbesserung.

 

Nach der Zertifizierung ist vor der Zertifizierung

Die Implementierung unseres ISMS ist erfolgreich bewältigt und das Fundament für eine hohe Informations- und Cybersicherheit ist gelegt. Nun gilt es auf den Erkenntnissen aufzubauen und das ISMS in Fleisch und Blut übergehen zu lassen.

Bereitstellung von Lohnabrechnungen

Blog Einleitungstext: Die Bereitstellung von Lohnabrechnungen ist in mancherlei Hinsicht ein Thema, welches in der Digitalisierung oft vergessen geht. Zu gross scheinen die Hürden aus datenschutz- und sicherheitstechnischen Aspekten, denn die Lohnabrechnung darf nur dem betroffenen Mitarbeiter zur Verfügung gestellt werden.
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Bereitstellung von Lohnabrechnungen


 

 

 

 

Lohnabrechnungen - Wege zur digitalen Bereitstellung

Die Bereitstellung von Lohnabrechnungen ist in mancherlei Hinsicht ein Thema, welches in der Digitalisierung oft vergessen geht. Zu gross scheinen die Hürden aus datenschutz- und sicherheitstechnischen Aspekten, denn die Lohnabrechnung darf nur dem betroffenen Mitarbeiter zur Verfügung gestellt werden. Sicherheitsvorfälle oder Fehler kann man sich im Bereich der HR-Belange nicht leisten. Darum greifen auch heute noch viele Lohnbuchhalter auf den altbewährten Weg des Postversand zurück.

Doch hier kann Abacus mittlerweile direkt mehrere sichere und digitale Lösungen anbieten.

1. Mitarbeiterportal «MyAbacus»

Die Aufschaltung des Mitarbeiterportals (Self-Service-Portal) ist eine beliebte Variante, um dem Mitarbeiter seine Lohnabrechnungen und Lohnausweise zur Verfügung zu stellen. Darüber hinaus können auch zahlreiche weitere Arbeitsprozesse wie die Zeit- und Spesenerfassung mithilfe dieses Tools webbasiert und damit ortsunabhängig für den Mitarbeiter zugänglich gemacht werden. Sobald die Voraussetzungen für ein solches Portal geschaffen sind, ist die Einrichtung sehr einfach. Die Benutzerberechtigungen können dabei zentral über das Abacus definiert werden. Für jedes Dossier können eigene Regeln definiert werden, sodass zum Beispiel das Lohndossier nur dem End-User zur Verfügung gestellt wird.

2. AbaClik Mobile App

Ähnlich wie bei der beschriebenen Portallösung «MyAbacus» kann man seinen Mitarbeitern auch eine mobile APP auf dem Smartphone zur Verfügung stellen und dort die Lohnabrechnungen hinterlegen. Die Voraussetzungen sind die gleichen wie beim Webportal, nämlich der Einsatz eines Webservers. Die eigentliche Konfiguration und das Onboarding der Mitarbeiter, ist mit wenig Aufwand realisierbar.

3. E-Mail-Versand (verschlüsselt)

Auch der Versand der Lohnabrechnungen und Lohnausweise per E-Mail wird von Abacus vollumfänglich unterstützt. Es muss lediglich ein entsprechender Mail-Account/Mail-Server im System hinterlegt werden und Vorlagen für die verschiedenen Versandarten eingerichtet werden.

Um dem Datenschutz Rechnung zu tragen, empfehlen wir die Einrichtung eines verschlüsselten Versands (Secure Mail) mithilfe von Diensten wie IncaMail, PrivaSphere oder RMail. IncaMail ist der E-Mail-Dienst der Schweizerischen Post für den elektronischen Austausch schützenswerter Informationen oder Dokumente und sorgt dafür, dass kein Unbefugter Zugriff auf die Dokumente erlangt.

Damit Sie auch diesen Bereich Ihres Unternehmens effektiv und effizient digitalisieren können, beraten wir Sie gerne und stehen Ihnen mit unserem Know-how aus zahlreichen Einführungsprojekten jederzeit mit Rat und Tat zur Seite.

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Quellensteuer 2021

Blog Einleitungstext: Am 1. Januar 2021 tritt das neue Bundesgesetz über die Revision der Quellenbesteuerung in Kraft. Welche Änderungen kommen auf Arbeitnehmer und Unternehmen zu und wie können sie sich darauf vorbereiten? Wir fassen das wichtigste für Sie zusammen. Das 69-seitige Kreisschreiben 45 der Eidgenössischen Steuerverwaltung (ESTV) enthält neben der Präzisierung des Bundesgesetzes auch zahlreiche Berechnungs- und Anwendungsbeispiele. Die wichtigsten Änderungen daraus sind:
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Quellensteuer 2021 - Das müssen Sie jetzt wissen


Am 1. Januar 2021 tritt das neue Bundesgesetz über die Revision der Quellenbesteuerung in Kraft. Welche Änderungen kommen auf Arbeitnehmer und Unternehmen zu und wie können sie sich darauf vorbereiten? Wir fassen das wichtigste für Sie zusammen.

Das 69-seitige Kreisschreiben 45 der Eidgenössischen Steuerverwaltung (ESTV) enthält neben der Präzisierung des Bundesgesetzes auch zahlreiche Berechnungs- und Anwendungsbeispiele. Die wichtigsten Änderungen daraus sind:

1. Harmonisierung im Monats- und Jahresmodell

Die Berechnung der Quellensteuer erfolgt neu nach zwei Berechnungsmodellen: das Monats- und das Jahresmodell. Mit dieser Revision werden diese beiden Modelle nun einheitlich zwischen den Kantonen geregelt. Durch eine einheitliche Tarifcode-Anwendung soll sichergestellt werden, dass Kantone mit demselben Berechnungsmodell auch den gleichen Sachverhalt einheitlich beurteilen.

Folgende Kantone besteuern auf dem Monatsmodell:

  • Aargau, Appenzell Innerrhoden, Appenzell Ausserrhoden, Bern, Basel-Landschaft, Basel-Stadt, Glarus, Graubünden, Jura, Luzern, Neuenburg, Nidwalden, Obwalden, St. Gallen, Schaffhausen, Solothurn, Schwyz, Thurgau, Uri, Zug, Zürich

Folgende Kantone besteuern auf dem Jahresmodell:

  • Fribourg, Genf, Tessin, Waadt, Wallis

Dabei ändert sich die Berechnung des satzbestimmenden Einkommens gerade im Jahresmodell. Arbeitnehmende, die der Quellensteuerpflicht unterliegen und mehrere Arbeitsverhältnisse haben, müssen ab dem 01. Januar 2021 ihren Gesamtbeschäftigungsgrad offenlegen.

 

Für die Berechnung des satzbestimmenden Einkommens gilt: Falls der Arbeitgeber den Gesamtbeschäftigungsgrad kennt, berechnet er das satzbestimmende Einkommen auf dieser Basis. Kennt er den Gesamtbeschäftigungsgrad nicht, wird auf 100% umgerechnet, es sei denn der Arbeitgeber kennt die Gesamteinkünfte des Mitarbeiters und kann den satzbestimmenden Lohn auf dieser Basis berechnen. Die zuletzt beschriebene Variante dürfte die unwahrscheinlichste sein.

2. Abrechnung nur noch mit der Steuerbehörde des Aufenthaltskanton

Ab dem 01. Januar 2021 ist nur noch der Wohnsitz- oder Aufenthaltskanton bezüglich der Quellensteuer anspruchsberechtigt, ausser der Mitarbeiter ist im Ausland ansässig. Bislang bestand für Unternehmen noch die Möglichkeit die Quellensteuer mit der kantonalen Steuerbehörde des Firmensitzes abzurechnen.

Das bedeutet auch, dass wenn quellensteuerpflichtige Arbeitnehmende ihren Wohnsitz- oder Wochenaufenthaltskanton ändern, müssen Arbeitgeber die Quellensteuerabrechnung ab dem Folgemonat bei der Steuerverwaltung des neuen Wohnsitz- oder Aufenthaltskantons einreichen und dort gelten ggf. vollständig neue Tarife oder Berechnungsmodelle. 

3. Neue Bezugsprovision

Die Bezugsprovision, die Arbeitergeber beim Mitwirken des Quellensteuerverfahrens erhielten wird auf maximal 2 Prozent limitiert. Zuvor lag dieser Wert zwischen 1-3 Prozent.

4. Abmachungen mit der Steuerbehörde müssen neu verhandelt werden

Alle Abmachungen, die zwischen den Steuerbehörden und Unternehmen bezüglich der Quellensteuerabrechnung in bestimmten Konstellationen getroffen wurden, verlieren ihre Gültigkeit und müssen neu verhandelt werden.

5. Abschaffung Tarifcode D

Der bisher geltende Tarifcode D verliert ab dem 1. Januar 2021 seine Gültigkeit. Die dort festgehaltenen Bestimmungen zu Ersatzeinkünften wie Taggelder werden künftig im Tarifcode G geregelt.

Sofern Sie Unterstützung bei der Umsetzung der Quellensteuerreform in Ihrem Unternehmen benötigen oder unsicher sind, inwiefern Sie davon betroffen sind, stehen wir Ihnen als Spezialisten sehr gerne mit Rat und Tat zur Seite.

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Homeoffice - Fluch oder Segen?

Blog Einleitungstext: Vor allem seit 2020 und dem Beginn der Corona-Pandemie ist Homeoffice in mehr als 50% der Schweizer Betriebe ein Thema. Aber was sind die Spielregeln und Erfolgsfaktoren, damit man aus dieser ursprünglichen Not eine Tugend machen kann?
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Homeoffice - Fluch oder Segen?


Vor allem seit 2020 und dem Beginn der Corona-Pandemie ist Homeoffice in mehr als 50% der Schweizer Betriebe ein Thema. Aber was sind die Spielregeln und Erfolgsfaktoren, damit man aus dieser ursprünglichen Not eine Tugend machen kann?

Grundsätzlich wird unter Home-Office die Arbeit verstanden, die Arbeitnehmende von zuhause aus verrichten. Der häusliche Arbeitsplatz ist dabei durch elektronische Kommunikationsmittel und VPN/Intranet-Technologien mit dem Betrieb verbunden.

Die Etablierung von Home-Office Regelungen in digitalen Branchen ist sicherlich einfacher zu Realisieren als beispielsweise im öffentlichen Bereich. Aber auch die digitalen Vorreiter kommen nicht daran vorbei, sich Strategien für die erfolgreiche Implementierung von Homeoffice zu überlegen. Was für Anforderungen bestehen also?

Anforderungen an Führungskräfte

Die sozialen Aspekte von Homeoffice wie beispielsweise der Austausch im Team sowie die Planung und Koordination der Arbeitspakte fordern oftmals ein Überdenken des Führungsverhaltens und machen eine genauere Planung der Arbeitspakete und Aufgaben unabdingbar. Darüber hinaus sind regelmässige virtuelle Teammeetings wichtige Instrumente, um den Teamzusammenhalt zu fördern.

Anforderungen an Mitarbeiter

Aber nicht nur die Vorgesetzten sind gefordert, wenn es darum geht, dass Homeoffice ein Erfolgsmodell für das Unternehmen wird. Die Anforderungen bezüglich Arbeitsorganisation und Selbstdisziplin an jeden Arbeitnehmer sind erheblich und dies gilt sowohl für die zu verrichtende Arbeit, als auch die Abgrenzung bei einer hohen Arbeitsbelastung, um dem Körper die notwendigen Ruhephasen zu gönnen.

Anforderungen an die Infrastruktur

Ein weiterer Bereich, der in diesem Konstrukt eine zentrale Rolle spielt, ist die Infrastruktur. Hier zeigen sich schnell Versäumnisse beim Vorantreiben der Digitalisierung im Unternehmen. Hinsichtlich der Abacus ERP-Umgebung kann jedoch Entwarnung gegeben werden.

Alle Prozesse die Mitarbeiter im ERP System ausführen müssen, wie beispielsweise die Spesenerfassung und – Visierung sowie die Rapportierung der Arbeitszeit können binnen kürzester Zeit vollständig arbeitsortunabhängig aufgesetzt werden.

Fazit: Mehr Zeit, weniger Stress und ein höherer Digitalisierungsgrad

Die Arbeit im Homeoffice hat sowohl für Arbeitnehmer als auch das Unternehmen einige Vorteile. Für Arbeitnehmer ist durch diese Form der Arbeit Beruf und Familie besser miteinander vereinbar. Darüber hinaus kann die Produktivität durch ein ruhigeres Arbeitsumfeld steigen. Auch der Entfall des Arbeitswegs bedeutet für viele Arbeitnehmer einen Zeitgewinn von 1 bis 2 Stunden am Tag, was eine Reduzierung der Stressbelastung und damit der krankheitsbedingten Ausfallwahrscheinlich zur Folge hat.

Für das Unternehmen kann eine Etablierung von Homeoffice-Regelungen auch in der Post-Corona-Zeit sowohl ökonomisch als auch digitalisierungstechnisch Sinn ergeben. Als Arbeitgeber kann man beispielsweise Büroflächen und Parkplätze einsparen, indem man den Mitarbeitern «Shared Desks» also geteilte Arbeitsplätze anbietet.

Die Hürden hinsichtlich der Digitalisierung mussten aufgrund der Corona-Situation bereits genommen werden und die Prozesse können weiter optimiert werden.

Wir unterstützen Sie sehr gerne bei der Digitalisierung Ihrer Prozesse und stehen Ihnen mit unserem Know-how aus mehr als 200 Digitalisierungsprojekten jederzeit mit Rat und Tat zur Seite.

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Änderung der Verordnung zu Arbeits- und Ruhezeiten

Blog Einleitungstext: Die Anwendung der Arbeits- und Ruhezeiten war in der Vergangenheit oft mit Unsicherheiten hinsichtlich der Auslegung verbunden. Um diesbezüglich mehr Klarheit zu schaffen hat der Bundesrat am 18. September 2020 eine Anpassung der Verordnung zum Arbeitsgesetz (ArGV 1) beschlossen, welche am 01. November 2020 in Kraft getreten ist. Es werden unter anderem die Anrechenbarkeit von Reisewegen bei Auslandsreisen, sowie die Ermittlung der wöchentlichen Höchstarbeitszeit geregelt.
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Änderung der Verordnung zu Arbeits- und Ruhezeiten


 

 

 

 

Mehr Klarheit zum Thema Arbeits- und Ruhezeiten

Die Anwendung der Arbeits- und Ruhezeiten war in der Vergangenheit oft mit Unsicherheiten hinsichtlich der Auslegung verbunden. Um diesbezüglich mehr Klarheit zu schaffen hat der Bundesrat am 18. September 2020 eine Anpassung der Verordnung zum Arbeitsgesetz (ArGV 1) beschlossen, welche am 01. November 2020 in Kraft getreten ist.

Es werden unter anderem die Anrechenbarkeit von Reisewegen bei Auslandsreisen, sowie die Ermittlung der wöchentlichen Höchstarbeitszeit geregelt.

Was ändert sich bei Dienstreisen?

Es erfolgt eine Präzisierung der in Artikel 13. Absatz 1 definierten Regelung zum Arbeitsweg. Bisweilen galt die Regelung, dass «der Weg zu und von der Arbeit» nicht als Arbeitszeit gerechnet werden kann. Neu wird der Fokus daraufgelegt, dass die Zeit bei Dienstreisen ins Ausland für die in der Schweiz zurückgelegte Hin- und Rückreise als Arbeitszeit gilt, sofern diese die des regulären Arbeitsweges übersteigt. Da sich jedoch das Arbeitsgesetz auf das Gebiet der Schweiz beschränkt muss der Umgang mit der Reisezeit im Ausland im Arbeitsvertrag geregelt werden.

Abweichend zu den Regelungen hinsichtlich Sonn- und Feiertags-, sowie Nachtarbeit ist die Arbeitszeit, die durch Dienstreisen anfällt, nicht bewilligungspflichtig. Der Arbeitgeber muss dem Arbeitnehmer jedoch genau wie bei den zuvor genannten Arbeitsleitungen die geltende Ruhezeit von 11 Stunden nach der Rückkehr gewähren. Auch die Regelungen bezüglich Lohn- und Zeitzuschlägen bleiben bestehen.

Präzisierung der Arbeitswoche

Die Verordnung regelte bislang die Dauer der Arbeitswoche ausschliesslich basierend auf Tagen. Dies hatte zur Folge, dass die Berechnung der wöchentlichen Höchstarbeitszeit bei Mehrschichtbetrieben oder Firmen mit Auslandseinsätzen in anderen Zeitzonen oft individuell gehandhabt wurde. Es war konkret häufig unklar, zu welcher Woche die Arbeitszeit zwischen Sonntag und Montag zu zählen ist.

Die neue Konkretisierung in Artikel 16. Absatz 1 definiert die Arbeitswoche abschliessend von Montag um 0:00 Uhr bis Sonntag um 24.00 Uhr (23:59:59 Uhr im Abacus). Somit können die Arbeitszeiten und Leistungen nun eindeutig einer Woche zugeordnet und die Regeln und Berechnungen zur Höchstarbeitszeit eindeutig angewendet werden.

Weitere Anwendungsbereiche und Präzisierungen

Neben den erläuterten Anpassungen wurden zusätzlich folgende Themen präzisiert:

  • Medizinische Eignungsuntersuchung bei dauernder Nacharbeit
  • Gemeinsame (vereinfachte) Eignungsuntersuchung mit denen des Verkehrsrechts
  • Verteiler Negativum (Keine Zustellung der Ergebnisse an das SECO bei medizinischen Untersuchungen)
  • Aufbewahrung und Einsichtsrecht der Kontrollorgane

Was bedeutet dies für Ihre Abacus Zeiterfassung?

Die beschriebenen Konkretisierungen können (müssen aber nicht) dazu führen, dass Anpassungen bei der Berechnung der Höchstarbeitszeit vorgenommen werden müssen. Sofern die Arbeitswoche in Ihren Abacus Zeitkonten abweichend definiert wurde, muss hier eine Anpassung erfolgen.

Darüber hinaus muss geprüft werden, inwiefern die Mitarbeiter bei Dienstreisen eine Möglichkeit benötigen, die Reisezeit adhoc von Unterwegs zu erfassen. Für diese Szenarien bietet sich die Einführung der AbaClik Mobile App an, die die verschiedenen Zeitzonen im Standard unterstützt.

Wir beraten Sie gerne hinsichtlich notwendiger Anpassungen in Ihrem Abacus Zeiterfassungssystem und stehen Ihnen mit unserem Know-how aus zahlreichen Einführungsprojekten jederzeit mit Rat und Tat zur Seite.

Kontaktieren Sie uns für eine unverbindliche Anfrage!

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