Lohnabrechnungen - Wege zur digitalen Bereitstellung

Die Bereitstellung von Lohnabrechnungen ist in mancherlei Hinsicht ein Thema, welches in der Digitalisierung oft vergessen geht. Zu gross scheinen die Hürden aus datenschutz- und sicherheitstechnischen Aspekten, denn die Lohnabrechnung darf nur dem betroffenen Mitarbeiter zur Verfügung gestellt werden. Sicherheitsvorfälle oder Fehler kann man sich im Bereich der HR-Belange nicht leisten. Darum greifen auch heute noch viele Lohnbuchhalter auf den altbewährten Weg des Postversand zurück.

Doch hier kann Abacus mittlerweile direkt mehrere sichere und digitale Lösungen anbieten.

1. Mitarbeiterportal «MyAbacus»

Die Aufschaltung des Mitarbeiterportals (Self-Service-Portal) ist eine beliebte Variante, um dem Mitarbeiter seine Lohnabrechnungen und Lohnausweise zur Verfügung zu stellen. Darüber hinaus können auch zahlreiche weitere Arbeitsprozesse wie die Zeit- und Spesenerfassung mithilfe dieses Tools webbasiert und damit ortsunabhängig für den Mitarbeiter zugänglich gemacht werden. Sobald die Voraussetzungen für ein solches Portal geschaffen sind, ist die Einrichtung sehr einfach. Die Benutzerberechtigungen können dabei zentral über das Abacus definiert werden. Für jedes Dossier können eigene Regeln definiert werden, sodass zum Beispiel das Lohndossier nur dem End-User zur Verfügung gestellt wird.

2. AbaClik Mobile App

Ähnlich wie bei der beschriebenen Portallösung «MyAbacus» kann man seinen Mitarbeitern auch eine mobile APP auf dem Smartphone zur Verfügung stellen und dort die Lohnabrechnungen hinterlegen. Die Voraussetzungen sind die gleichen wie beim Webportal, nämlich der Einsatz eines Webservers. Die eigentliche Konfiguration und das Onboarding der Mitarbeiter, ist mit wenig Aufwand realisierbar.

3. E-Mail-Versand (verschlüsselt)

Auch der Versand der Lohnabrechnungen und Lohnausweise per E-Mail wird von Abacus vollumfänglich unterstützt. Es muss lediglich ein entsprechender Mail-Account/Mail-Server im System hinterlegt werden und Vorlagen für die verschiedenen Versandarten eingerichtet werden.

Um dem Datenschutz Rechnung zu tragen, empfehlen wir die Einrichtung eines verschlüsselten Versands (Secure Mail) mithilfe von Diensten wie IncaMail, PrivaSphere oder RMail. IncaMail ist der E-Mail-Dienst der Schweizerischen Post für den elektronischen Austausch schützenswerter Informationen oder Dokumente und sorgt dafür, dass kein Unbefugter Zugriff auf die Dokumente erlangt.

Damit Sie auch diesen Bereich Ihres Unternehmens effektiv und effizient digitalisieren können, beraten wir Sie gerne und stehen Ihnen mit unserem Know-how aus zahlreichen Einführungsprojekten jederzeit mit Rat und Tat zur Seite.

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