Einführung Abacus Zeitwirtschaft und digitaler Spesenprozess


 

 

 

 

Zeitwirtschaft und digitaler Spesenprozess – Muss das sein?

Die Antwort lautet an dieser Stelle klar: JEIN

Seit Arbeitgeber grundsätzlich dazu verpflichtet wurden eine gesetzeskonforme Zeiterfassung zu führen, und dies auch immer häufiger durch das SECO kontrolliert wird, sehen sich immer mehr Firmen damit konfrontiert eine digitale Zeiterfassung einzuführen und bestenfalls damit auch direkt einen Meilenstein in Sachen Digitalisierung von Geschäftsprozessen zu legen.

Ganz konkret wird gefordert, dass Dauer und Beginn der täglich geleisteten Arbeit, die Pausen und die wöchentliche Arbeitszeit (mit Überstunden) ersichtlich sind.

Wer die Wahl hat, hat die Qual

In den seltensten Fällen gehört die Evaluation von geeigneten Softwaretools jedoch in den Arbeitsbereich der HR-Abteilung geschweige denn, dass für solche Themen ausreichend Zeit geopfert werden kann. Dies führt dazu, dass oft Tools von Firmen eingesetzt werden, die beispielsweise den auffallendsten Marketingauftritt besitzen.

An dieser Stelle die gute Nachricht für Abacus-Lohnkunden: Die Abacus Lösung für Zeit- und Spesenerfassung deckt die regulatorischen Anforderungen vollständig ab und kann mit mithilfe von Webtechnologien auf mobilen Devices genutzt werden. Es besteht eine nahtlose Integration in die Lohnbuchhaltung und andere HR-Tools von Abacus.

Erst kommt die Pflicht…

Und zwar die Zeiterfassung. Aber auch hierbei stehen den Kunden flexible Möglichkeiten zur Verfügung die Arbeitszeit zu erfassen und beispielsweise gleichzeitig auf bestimmte Projekte oder Kostenstellen zu rapportieren inklusive automatischer Übergabe in eine Fakturierung.

Auch die Frage wie oder womit wird die Zeit erfasst, kann zu einem gewissen Teil vom Mitarbeiter selbst entschieden werden. Es steht neben einem Mitarbeiterportal als Browserlösung auch eine Mobile App für Android und IOS zur Verfügung.

Man kann die Einführung der Zeiterfassung also auch als Chance betrachten, um Geschäftsprozesse zu digitalisieren und die Effizienz nachhaltig zu steigern.

Dann kommt die Kür

In diesem Fall die digitale Spesenerfassung. Mit der Spesenerfassung über die Mobile App AbaClik3 hat Abacus die Messlatte für Konkurrenten hinsichtlich des digitalen Spesenprozesses sehr hoch gelegt. Mit der App erfolgen alle Buchungen in Echtzeit und es wurde endlich das lästige Thema der Belegübergabe intelligent gelöst.

Erfasst ein Mitarbeiter Spesen, kann er einfach den Beleg mit der Smartphone Kamera fotografieren und das System liest die meisten Informationen wie MWSt-Code etc. bereits aus. Der so erfasste Spesenantrag wird dann automatisch dem ermittelten Vorgesetzten oder Visumsverantwortlichen übergeben und dieser erhält den Antrag – auch wiederum in der App. Dabei können beliebig komplexe und mehrstufige Visierungsszenarien abgebildet werden und die Ergebnisse aus dem Spesenprozess fliessen automatisch in die Lohnbuchhaltung.

Damit Sie sich nicht aufs Glatteis begeben, beraten wir Sie gerne hinsichtlich der Einführung einer Zeit- und Spesenerfassung und stehen Ihnen mit unserem Know-how aus zahlreichen Einführungsprojekten jederzeit mit Rat und Tat zur Seite.

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