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Für welche Funktionen wird die DeepBox aktuell eingesetzt?
Wir setzen die DeepBox aktuell für die Kredi-Belegverarbeitung ein. Unsere Mitarbeiter im Commercial Service können sehr einfach mit Drag & Drop die Lieferantenbelege in die Inbox ablegen. Mit einem Doppelclick startet die Belegerkennung und der Beleg erscheint im Editor. Hier ein Beispiel-Beleg:
Was ist die Deepbox?
Deepbox ist eine digitale Dokumentenablage, die künstliche Intelligenz nutzt, um die eingehenden Inhalte zu analysieren, klassifizieren und in den richtigen Ordnern zu legen. Durch diesen Prozess können Dokumente automatisch verarbeitet und innerhalb einer Gruppe oder eines Unternehmens, aber auch mit anderen digitalen Postfächern, geteilt werden. Debitoren- und Kreditoren-Belege werden direkt über die Inbox von Deepbox in die Abacus Business Software gebucht.
Seit anfangs März 2022 arbeiten wir nun mit der DeepBox
Der Prozess für die Eröffnung der Unternehmensbox ist einfach. Eine unterschriftsberechtige Person hat im YAPEAL-Prozess eine weitere Person nominiert, welche im Schweizer Handelsregister eingetragen ist. Ein Problem gab es mit dem Wohnortswechsel eines Mitarbeiters, welcher noch nicht im Handelsregister eingetragen war. Nachdem diese Person das nachgeholt hat, konnten wir das Unternehmenskonto eröffnen.
Wie verlief der Aufbau der Struktur?
Auf der Deepbox Webseite stehen nützliche Videos zur Verfügung. Mit deren Hilfe konnten wir die Struktur zügig aufbauen.
Mit der Funktion Annehmen & Verarbeiten wird der Beleg automatisch in die Kreditoren-Buchhaltung ins Programm K11 Fakturen erfassen/korrigieren verarbeitet:
DeepBox-Belege werden mit einem separaten Beleg-Nummernkreis verbucht. Anhand des Erfassungsdatum erkennt die Buchhalterin, welche Belege neu sind. Der Beleg wird anschliessend automatisch in den Visumsprozess geschickt.
Was sind die nächsten Schritte?
Wir werden in einem Pilotprojekt die DeepBox für die Lieferanten-Belegverarbeitung bei einem Kunden einführen. Der gesamte Lieferanten-Rechnungsprozess soll digitalisiert werden. Die Kredi-Belege werden in den Zweigniederlassungen eingescannt – wahlweise mit der mobilen Smartphone App DeepBox – und mit der DeepBox verarbeitet. In der Buchhaltungsabteilung am Hauptsitz erfolgen die weiteren Verarbeitungsschritte. Durch den Umstand, dass die Kredi-Belege nicht mehr in Papierform an den Hauptsitzung geschickt werden müssen, kann dieser Prozess signifikant optimiert werden.
ARCON Informatik AG
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