Leiter Digital Marketing und Kommunikation
Publiziert am 17.01.2024
Per 1. Januar 2019 ist das Harmonisierte Rechnungslegungs-Modell 2 (HRM2) in Kraftgetreten. Es betrifft den Öffentlichen Sektor, zu dem nebst den politischen Gemeindenauch Zweckverbände und Anstalten wie Kirchgemeinden zählen. Aufgrund dieser Umstellung hat der Synodalrat, die Exekutive der Katholischen Kirche im Kanton Zürich, eine zentrale Buchhaltungslösung mit Abacus erstellen lassen. Sie wird in einem externen Rechenzentrum betrieben und steht sämtlichen Katholischen Kirchgemeinden des Kantons Zürich (KKKZ) zur Verfügung.
Mit der Einführung der Abacus Zeiterfassungslösung in der Körperschaft im Jahr 2024 wurde eine moderne und einheitliche Plattform für die Zeiterfassung geschaffen. Das Programm ermöglicht den Mitarbeitenden, ihre Anwesenheiten und Absenzen zeitgemäss zu erfassen und den Vorgesetzten eine transparente Auswertung zu bieten. Ziel der Abacus Zeiterfassungslösung ist es, ein modernes Instrument bereit zu stellen, welches den spezifischen Anforderungen der Körperschaft gerecht wird.
Ein strukturierter Auswahlprozess bildete die Grundlage für die Systemevaluation. Da die 75 Kirchgemeinden verschiedene Grössen aufweisen und dementsprechend unterschiedliche Bedürfnisse an ein System hinsichtlich der Module, Benutzerzahl und des Datenvolumens haben, wurde ein Standardsystem gesucht, das sich flexibel einsetzen lässt. Es wurde eine Arbeitsgruppe gebildet. Sie untersuchte die technische Machbarkeit, die fachlichen Anforderungen und Kosten der verschiedenen Lösungen.
Kernidee der neuen Lösungstellte eine zentrale Systemplattform für alle Gemeinden dar. Ein breit aufgestelltes Projektteam war zuständig für das Erstellen der fachlichen Kriterien und die spätere Abnahme des Systems. Da der Schweizer Föderalismus gerade auch in den Kirchgemeinden gelebt wird, mussten bei der Umsetzung Spezialwünsche der Rechnungsführer berücksichtigt werden wie etwa bei der transparenten Abrechnung von Veranstaltungen. Gefordert waren dabei insbesondere die Spezialisten des Systemintegrators und Abacus-Partners Arcon Informatik, welche die Anforderungen in der Software-Lösung abzubilden hatten. Sie baut auf einem HRM2-Standard-Mandantenauf. Die zentralen Anliegen im Bereich Lohnarten, Kontenführung und Kostenstellen konnten realisiert werden. So konnte etwa die zentrale Forderung, „mit einem Auswertungsset alle Mandanten abzudecken“, ebenfalls umgesetzt werden.
„Die Qualität der Berichterstattung konnte verbessert und der dazu benötigte Aufwand reduziert werden.“
Der zentrale Vorlage-Mandant bildete die Basis für die Anwenderschulung, die in über einem Dutzend Tages-, Abend-und Samstagskursen durchgeführt wurde, und den Praxis-Test. Nach einigen „Loops“ konnte die Datenstruktur für Stammdaten, Bewegungsdaten und die Auswertungen „KKKZ-standardisiert“ werden. Diese bildete die Kopiervorgabe für die einzelnen Gemeinde-Mandanten. Der Kern dieser Abacus-Lösung bleibt somit immer identisch und ist dadurch viel einfacher im Support und bei Updates zu handhaben. Viele Kirchgemeinden schätzen die neuen Möglichkeiten im Bereich Electronic Banking, Dossierführung sowie beim Scanning und bei der elektronischenVerarbeitung von Kreditorenbelegen.
Der zentrale Vorlage-Mandant bildete die Basis für die Anwenderschulung, die in über einem Dutzend Tages-, Abend-und Samstagskursen durchgeführt wurde, und den Praxis-Test. Nach einigen „Loops“ konnte die Datenstruktur für Stammdaten, Bewegungsdaten und die Auswertungen „KKKZ-standardisiert“ werden. Diese bildete die Kopiervorgabe für die einzelnen Gemeinde-Mandanten. Der Kern dieser Abacus-Lösung bleibt somit immer identisch und ist dadurch viel einfacher im Support und bei Updates zu handhaben. Viele Kirchgemeinden schätzen die neuen Möglichkeiten im Bereich Electronic Banking, Dossierführung sowie beim Scanning und bei der elektronischen Verarbeitung von Kreditorenbelegen.
Ein weiterer Vorteil einer Standard-Lösung wie Abacus ist die Möglichkeit, zentrale Dienstleistungen anzubieten. KKKZ zieht daraus in Form eines eigenen „Dienstleistungszentrums für Kirchgemeinden“ grossen Nutzen. Von dieser Stelle aus werden komplette „Outsourcing-Dienstleistungen“ rund um alle Abacus-Module erbracht, First-Level-Support geleistet und die zentrale Systemdokumentation gepflegt. Das ist eine ideale Ergänzung zum Second-Level-Support von Arcon und gleichzeitig ein Filter für zukünftige fachliche Ausbauten und Erweiterungen.
Alle Kirchgemeinden müssen die Buchhaltung aufgrund des Finanzreglements und fix vorgegebenen Auswertungen für Budget und Jahresrechnung erstellen. Dazu wurde vom Synodalrat ein Excel-Set mit über 30 Auswertungen und Statistiken erstellt. 90 Prozent der auszuwertenden Daten kommen aus den Abacus-Programmen Finanz- und Anlagenbuchhaltung und müssen nur noch punktuell mit Statistikwerten der Angabe zum Steuerfuss ergänzt werden. Um den gesamten Prozess zu automatisieren, kommt die Abacus-eigene Business-Prozess-Engine zum Einsatz. Ohne Hand anlegen zu müssen, lassen sich mit ihr die Auswertungen erstellen, per Mail an die Rechnungsführer versenden und anschliessend mit Hilfe eines Excel-Makros in das vorgegebene Auswertungsset übertragen. Dadurch konnte die Qualität der Berichterstattung verbessert und der dazu benötigte Aufwand massiv reduziert werden.
Anstelle von jährlichen Lizenzkosten fallen Nutzungsgebühren an. Sie basieren auf der Anzahl Mitglieder einer Kirchgemeinde und stehen damit in direkter Korrelation der unterschiedlichen finanziellen Möglichkeiten der einzelnen Gemeinden.
Ein grosser Vorteil beim Wechsel von HRM1 zu HRM2 stellt die Vereinfachung des Kontenplans dar. Waren im alten System Kontenpläne mit über 2’000 Konten ander Tagesordnung, lässt sich dieser Aspekt nun deutlich einfacher bearbeiten. Der neue Abacus-Standardmandant enthält die folgenden Basisstrukturen:
Die 75 römisch-katholischen Kirchgemeinden im Kanton Zürich sind wie die kantonale Körperschaft staatlich anerkannte Personen des öffentlichen Rechts und umfassen rund 390‘000 Mitglieder.
Das kirchliche Leben findet zur Hauptsache in 96 Pfarreien statt. Dafür schaffen die Kirchgemeinden die finanziellen und personellen Voraussetzungen. Ausserdem finanziert die Körperschaft und führt mit dem Generalvikariat gemeinsam 21 Missionen für fremdsprachige Seelsorge, mehrere Dienststellen für Spezialseelsorge und zusammen mit der Evangelischreformierten Landeskirche des Kantons Zürich ökumenische Fachstellen und Projekte.
Generalvikariat und Seelsorgerat unterstützen und begleiten die in der Seelsorge tätigen Gläubigen in Pfarreien sowie in den kirchlichen Fachstellen und Institutionen.
