Lästige Spesenprozesse? Die Abacus Debitkarte schafft Abhilfe

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Yanik Schuermann

Leiter Digital Marketing und Kommunikation
Publiziert am 13.02.2023

Seit Januar 2023 können Sie Spesen mit der Abacus Debitkarte bezahlen und direkt in die Abacus-ERP-Software verbuchen. Der Transaktionsabgleich findet in Echtzeit im Abacus-ERP statt.

Hier die Übersicht:

Wie funktioniert’s?

Der Spesenprozess mit der Abacus Debitkarte ist sehr einfach:

  1. Die Mitarbeitenden installieren die Yapeal-App und AbaClik auf ihrem Smartphone und führen das Onboarding durch.
  2. Danach bezahlen die Mitarbeitenden mit der Abacus Debitkarte ihre Spesen und senden diese via AbaClik ans Abacus-ERP.
  3. Die Spesen werden von den Vorgesetzten visiert, automatisch mit der Debitkarten-Transaktion (EFT-Transaktion) gematched und direkt in die Fibu verbucht.

Notwendige Voraussetzungen

Es wird die Abacus-Version V. 2022 mit Hotfix vom Januar 2023 oder die V. 2023 benötigt. Neben der Projektverwaltung mit der Option Spesenerfassung muss das Electronic Banking mit der Option EFT-Transaktionen eingerichtet sein. Die Fibu-Applikation ist ebenfalls Voraussetzung, da die Spesen-Transaktionen automatisch und direkt in die Fibu gebucht werden.

Welche Vorteile bietet die Abacus Debitkarte?

Kein Vorschuss
Spesen und Geschäftsauslagen werden direkt vom Unternehmen beglichen. Es ist kein Vorschuss an Mitarbeitende notwendig. Mitarbeitende müssen für Firmenauslagen kein privates Konto eröffnen.

Einfache Verwaltung
Sie können Karten, Limiten und Personen einfach erstellen und in der Yapeal-App verwalten.

Effizienz
Durch den automatisierten Ablauf werden die Aufwände der Spesenverarbeitung auf ein absolutes Minimum reduziert.

Wie kann die Buchhaltung die Spesen-Transaktionen kontrollieren?

Die Buchhaltung hat in real-time Zugriff auf die Transaktionen – in Abacus oder in der Yapeal-App. Im Electronic Banking Programm 213 «Kontobewegungen verbuchen» kontrolliert die Buchhaltung, ob für jede Abacus Debitkarten-Transaktion eine Spesenbuchung erfolgt ist. Hier kann nach verschiedenen Stati selektiert werden.

Das Matching der Spesen-Transaktionen erfolgt automatisch. Offene, nicht verarbeitete Transaktionen (beispielsweise wenn Mitarbeitende die Spesen noch nicht eingereicht haben) sind auf einen Blick ersichtlich.

Wie führen Sie die Abacus Debitkarte in Ihrem Unternehmen ein?

Wir besprechen den von uns entwickelten Einführungsprozess gerne mit Ihnen in einem Workshop. Kontaktieren Sie uns hier. Weitere Informationen zur Abacus Debitkarte erhalten Sie hier.

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