Schweizer Jugendherbergen

Quellensteuerabrechnungen elektronisch einreichen – ELM 4.0 bewährt sich in der Praxis


Die Schweizer Jugendherbergen nutzen die neuen Möglichkeiten zur Effizienzsteigerung durch den elektronischen Datenaustausch nach ELM 4.0 mit den Quellensteuerämtern. Dieser lässt sich nun problemlos, schnell und sicher abwickeln. Unterstützung bei den Umstellungsarbeiten in der Lohnsoftware haben sie von der ABACUS Vertriebspartnerin ARCON Informatik erhalten.

Vor mehr als 20 Jahren haben sich die Schweizerischer Jugendherbergen (SJH) für die ABACUS Software und die Betreuung durch ARCON Informatik entschieden. Standen zu Beginn der Einführung das Finanz- und Rechnungswesen im Vordergrund, ist im Lauf der Zeit ein schrittweiser Ausbau zu einem umfassenden ERP-System mit diversen Anbindungen an Drittlösungen erfolgt. Als vorläufig letzter Innovationsschritt wurde anfangs Jahr der elektronischen Datenaustausch mit den Versicherungen und den Ausgleichskassen für die Deklaration und Abrechnung der Sozialversicherungsbeiträge realisiert. Möglich wurde dies durch die letztes Jahr erfolgreich erfolgte Zertifizierung der ABACUS Software durch Swissdec. Damit gehören bei den SJH Abrechnungen in Papierform der Vergangenheit an.

Verbesserungen durch ELM-Projekt

Im Rahmen des Projekts ging es darum, den Abrechnungsprozess zu optimieren und damit Zeit in der Personalabteilung der SJH zu sparen. Auch war es ein Ziel, gegenüber den Mitarbeitenden bessere Transparenz bei der Lohnabrechnung zu ermöglichen. Bei untermonatig beginnenden und endenden Arbeitsverhältnissen mit Quellensteuerpflicht wird nach der Umstellung auf die detaillierte Quellensteuerabrechnung als Grundvoraussetzung für ELM 4.0 die Anzahl massgebender Arbeitstage auf der Lohnabrechnung dargestellt. Auch im Fall von Nachzahlungen wird mit dieser Umstellung auf der Lohnabrechnung für den einzelnen Mitarbeitenden klar ersichtlich, wie sich der Quellensteuerabzug berechnet.

Vorgehen zur Umsetzung

Aufgrund der von ARCON bereits bei zahlreichen Kunden durchgeführten ELM-Einführungen zur Umstellungen auf das elektronische Lohnmeldeverfahren wurde folgendes Vorgehen gewählt:

  • Gemeinsame Termin- und Zuständigkeitsplanung
  • Datenerhebung bei den Mitarbeitenden der SJH
  • Aktualisierung der ABACUS Software-Version und Umstellung auf ELM 4.0
  • Ergänzung der Stammdaten sowohl der Mitarbeitenden wie auch der Firma
  • Testweises Abrechnen über ELM
  • Live-Betrieb

Erhebung der Daten bei den Mitarbeitenden

Bereits vor dem Software-Update konnten die zusätzlich einzupflegenden Mitarbeiterstammdaten wie etwa diejenigen zu Partnern und Zivilstandsänderungen in allen SJH-Betrieben erhoben werden. Die Betriebsleiter haben zu diesem Zweck die Stammblätter ihres Teams als editierbare PDF-Formulare erhalten. Die mit Hilfe der Fragebogen erhobenen Daten wurden im Personalstamm auf der Zeitachse im Januar 2016 nachgetragen. Da der Datenaustausch mit den Sozialversicherungen zum gleichen Zeitpunkt auf ELM 4.0 umgestellt wurde, konnten diese im gleichen Arbeitsschritt angepasst werden.

Anpassungen Abrechnungsprozess

Die Anpassungen auf das elektronische Lohnmeldeverfahren mit den Quellensteuerämtern ist in drei Schritten erfolgt:

  • Update auf eine ELM 4.0 kompatible ABACUS Version (mindestens Version 2015)
  • Umstellungs- und Vorbereitungsarbeiten für die detaillierte Form der Quellensteuerabrechnung:
    • Jeder Adressen muss ein Gültig-ab-Datum zugewiesen werden.
    • Jede Mitarbeiteradresse muss mit einem Arbeitsort und dieser mit einer Adresse verknüpft sein für die korrekte Ermittlung des anzuwendenden Quellensteuertarifs.
    • Die Quellensteuerabzugslohnarten sind datumsabhängig neu zu definieren und die bestehenden Lohnarten zu deaktivieren.
  • Die Umstellung von der Papierabrechnung auf die elektronische Einreichung von Daten hat zu Beginn eines neuen Kalenderjahrs zu erfolgen.

Bei der SJH wurden die ersten beiden Schritte im Spätsommer 2015 vollzogen. Der Dritte sollte per Januar 2016 erfolgen. Vor der ersten produktiven Einlieferung der Daten auf elektronischem Weg wurde ein Testlauf durchgeführt. Dieser hatte den Zweck der Anwenderschulung und sollte die nötige Sicherheit für den ersten Datenaustausch für die Quellensteuerabrechnung vermitteln.

Dieser findet mit den Quellensteuerämtern bei SJH seit Januar 2016 monatlich statt. Derjenige mit Informationen für UVG, UVGZ und KTG-Versicherungen wird weiterhin jährlich vorgenommen und zwar erstmals Anfang 2017.

Die detaillierte Abrechnung gibt dem Mitarbeitenden und in der Personalabteilung sehr gute Übersicht

Die detaillierte Abrechnung gibt dem Mitarbeitenden und in der Personalabteilung sehr gute Übersicht.

Die Korrekturmöglichkeiten sind komfortabel

Übermittlung der Daten an swissdec

Gleichzeitig mit der Übermittlung der Abrechnungsdaten eines abgeschlossenen Monats lassen sich auch die Eintritts-, Austritts- und Mutationsmeldungen aus dem Personalstamm elektronisch an Swissdec verschicken. Swissdec verteilt anschliessend die Datensätze an die entsprechenden Stellen wie die Quellensteuerämter und Sozialversicherer (vgl. Grafik). Danach sind die Quittungen für die abgelieferten Datensätze und die Antworten der einzelnen Kantone wie beispielsweise fehlende Angaben zu Partnerdaten oder Berichtigungen von Quellensteuercodes durch Swissdec direkt in der ABACUS Software ersichtlich.
Dank dem elektronischen Datenaustausch erzielen die SJH heute einen grossen Zeitgewinn gegenüber dem herkömmlichen papiermässigen Verfahren. Sämtliche Meldungen über die Quellensteuerabzüge und die administrativen Daten lassen sich in einem einzigen Arbeitsschritt direkt aus der Software übermitteln.

Übersicht zu den erstellten und empfangenen Meldungen in ABACUS (Anmerkung: hier ev. vom Arbeitsplatz von Herr Zollinger nochmals neu erstellten lassen, die Qualität muss mit den anderen Bildern aus der Software übereinstimmen).

Auswirkungen der Umstellung auf ELM 4.0

Die Adressen der Mitarbeitenden müssen für ELM 4.0 neu auf der Zeitachse geführt und die Daten monatlich einmal an Swissdec eingereicht werden. Dabei ist zu beachten, dass nach Abschluss aller Lohnabrechnungen eines Monats und der Einreichung der Daten an Swissdec keine rückwirkenden Nachlieferungen oder Stornierungen von Lohnmeldungen mehr möglich sind. Zudem kann nach der Umstellung auf ELM 4.0 der Einlieferungsprozess für das laufende Jahr nicht mehr in Papierform erfolgen.

Fazit

Für Markus Zollinger, den Abteilungsleiter Personaladministration bei SJH hat sich die Umstellung auf ELM 4.0 gelohnt. Er berichtet: „Die monatlich und quartalsweise eingereichten Papierabrechnungen mit den kantonal unterschiedlichen Anforderungen an die Gestaltung sind mit der elektronischen Meldeform Geschichte. Die Normierung vereinfacht uns die Administration und die Abrechnung. Die detaillierte Abrechnungsform optimiert zudem dem Mitarbeitenden die Übersicht zur Quellenbesteuerung in seiner Lohnabrechnung.“

Markus Zollinger, Abteilungsleiter Personaladministration Schweizer Jugendherbergen

"Korrekturen wie etwa Tarifwechsel können direkt in der ABACUS Software angepasst werden. Die Auswirkungen werden automatisch berechnet und sind dadurch in der Lohnabrechnung transparent ausgewiesen. Durch die monatliche ELM-Übermittlung der Quellensteuerdaten erfolgen die Abrechnungen der Quellensteuerämter zeitnah. Das ermöglicht uns eine bessere Nachverfolgung, was uns sehr wichtig ist."

Kathrin Sieber, Projektleiterin ARCON Informatik AG

 

"Für den elektronischen Datenaustausch mit den Quellensteuerämtern ist die ABACUS Version 2015 notwendig. Je nach aktuell installiertem Stand der Software wird ein entsprechendes Update notwendig. Es lohnt sich, die Planung für die Umstellung auf ELM 4.0 frühzeitig anzugehen, um es ab 1. Januar 2017 nutzen zu können und von den Vorteilen zu profitieren."

Janine Bunte, CFO Schweizer Jugendherbergen

 

"Die kontinuierliche Optimierung und Erweiterung der ABACUS Module unterstützen unsere Geschäftsprozesse auf ideale Weise."

ARCON Informatik AG

Hinterbergstrasse 24
CH-6312 Steinhausen/Zug
+41 41 749 10 00
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