Leiter Digital Marketing und Kommunikation
Publiziert am 17.01.2024
Eine Neuorganisation in der Administration und der Wunsch mobile Techniken im Arbeitsalltag zu nutzen sowie Daten nur noch einmal zu erfassen, waren Auslöser für die Evaluation einer modernen ERP-Software beim Stanser Anlagenbauer Dinba. Diese sollte nicht nur die klassischen Finanzprogramme mit innovativen Funktionen kombinieren, sondern auch Standardlösungen für den Serviceprozess anbieten. Die Abacus-Software überzeugte die Verantwortlichen ebenso wie der Umsetzungspartner Arcon Informatik.
Das Kerngeschäft von Dinba umfasst die Planung, die Erstellung, den Verkauf und den Unterhalt von Kühl- und Klimaanlagen. Die Abacus-Standardlösung wurde vor mehreren Jahren schrittweise in Betrieb genommen. In der ersten Projektphase wurden die Finanzapplikationen, die Lohnsoftware und die Zeiterfassung mit AbaProject eingeführt.
Ab diesem Zeitpunkt wurden sämtliche Arbeitszeiten und Abwesenheiten wie etwa Ferien durch die Mitarbeitenden mit Hilfe der Abacus iPad-App AbaSmart elektronisch erfasst. In den Programmstammdaten sind Zeitkontenregeln definiert, um die gesetzlichen Anforderungen zur Arbeitszeiterfassung zu garantieren. Der erste Schritt hin zum mobilen Büro war damit erreicht. Im zweiten Schritt wurde die Applikation für die Auftragsbearbeitung (ABEA) eingeführt. Dafür mussten zunächst sämtliche Produkt-, Kunden-und Lieferantenstammdaten aus dem Vorgängersystem über die Standardschnittstellen AbaConnect übernommen werden. Ab diesem Zeitpunkt wurden der gesamte Einkauf und die Fakturierung über die Abacus ABEA abgewickelt.
Damit alle Prozesse sowohl inhouse als auch vor Ort bei den Kunden effizient abgewickelt werden können, wurde das Abacus-Modulfür das Service- und Vertragsmanagement(SVM) eingeführt. Sämtliche Serviceobjekte aus dem Vorgängersystem wurden darin integriert. Dank dem mehrstufigen Serviceobjektstamm lassen sich sämtliche Kundenanlagen in der Abacus-Software abbilden und mit benutzerindividuellen Feldern ergänzen. Das eigentliche Herzstück des SVM Programms ist der Serviceobjektstamm und somit das zentrale Arbeitsinstrument. Damit ist jeder Mitarbeiter in der Lage, sich mit Hilfe weniger Klicks eine Übersicht über Kundenanlagen zu verschaffen.
Im Vertragsmanagement können die Verträge – dank Vorgabeverträgen – einfach und effizient für unterschiedliche Wartungsabotypen respektive Servicelevels erstellt werden. Die periodische Fakturierung erfolgt auf Knopfdruck.
Die Grundlage für die Wartung der Anlagen stellen die Wartungsaboverträge dar, aus denen sich direkt Serviceaufträge auslösen lassen. Das Dispositionsprogramm unterstützt dabei den Innendienst bei der Planung der Servicearbeiten. So wird beispielsweise die Auslastung der Servicetechniker grafisch angezeigt. Bei der Einführung der ERP-Lösung wurden die Dispositionsprozesse mit dem Ziel der Zeiteinsparung und Qualitätssteigerung optimiert, dies zum Beispiel mittels einer Übersicht der geplanten und erledigten Serviceaufträgen.
Jeder Mitarbeiter ist in der Lage, sich mit Hilfe weniger Klicks eine Übersicht über Kundenanlagen zu verschaffen.
Im Bereich Serviceauftrags Management hat Dinba den Sprung ins digitale Zeitalter geschafft. Sie ist heute in der Lage, den kompletten Serviceprozess elektronisch abzuwickeln. Sämtliche Service mit arbeitende erhalten ihren Arbeitsauftrag respektive die Störungsmeldung auf ihr iPad übermittelt. Dazu erstellt der Disponent die Servicedisposition mit Hilfe des Software Assistenten, welcher die Zuweisung der Personen auf die Aufträge anhand der verfügbaren Ressourcen und Qualifikationen der Mitarbeiten den vornimmt. Dank der elektronischen Übermittlung des Serviceauftrags auf das iPad hat der Servicetechniker immer und ortsunabhängig sämtliche relevanten Informationen über die Anlage elektronisch zur Verfügung.
Sämtliche vor Ort beim Kunden erbrachten Leistungen trägt der Servicetechniker via AbaSmart mobil auf seinem iPad ein. Vor dem Abschliessen des Serviceauftrags muss der Kunde nur noch sein Einverständnis mittels elektronischer Unterschrift auf dem Rapport geben. Der unterschriebene Arbeitsrapport wird dem Kunden per Mail zugestellt und die darin enthaltenen Daten mit dem Abacus-ERP synchronisiert. Die Kunden von Dinba schätzen diese Art der transparenten und zeitnahen Kommunikation sehr und für das Unternehmen selber gehört das Abtippen von Arbeitsrapporten für die Verrechnung endgültig zur Vergangenheit.
Bei Wartungsaufträgen werden die Wartungsprotokolle neu durch den Servicetechniker mit Hilfe von PDF-Checklisten in der iPad-App AbaSmart elektronisch erfasst. Dank diesen PDF-Checklisten können relevante Informationen feldbasiert auf den Serviceauftrag an das ERP-System zurückgemeldet werden. Sie werden zu dem im Abacus-Serviceauftragsdossier abgelegt und sind für alle Abacus-Anwender jederzeit einsehbar. Der bisherige Medienbruch konnte auch bei diesem Prozess erfolgreich eliminiert werden. Damit die Techniker auch ausserhalb der Bürozeiten mit elektronischen Serviceaufträgen arbeiten können, wurde die automatische Erzeugung eines Serviceauftrags mit Hilfe der Business Process Engine (BPE) implementiert. Sie sorgt dafür, dass ein Serviceauftrag zeitunabhängig auf dem iPad erfasst bzw. sich jederzeit bearbeiten lässt.
Dinba plant, erstellt und betreut seit 1976 gewerbliche Kälte und Klimaanlagen, Klimageräte, Wärmepumpen und Kaltwasseranlagen. Die über 30 Mitarbeitenden bieten professionelle Beratung und Unterstützung bei der Projektplanung und der Projektausführung. Das Unternehmen ist ein verlässlicher Partner von massgeschneiderten Lösungen, die den Kunden-Bedürfnissen vollumfänglich entsprechen. Die Servicemitarbeitenden stehen rund um die Uhr den Kunden zur Verfügung und bieten bei einem Ausfall sofortige Hilfe. Für die periodische Wartung der Anlagen offeriert Dinba Wartungsverträge.
