Leiter Digital Marketing und Kommunikation
Publiziert am 17.01.2024
Das Projekt wurde in mehreren Etappen realisiert: In der ersten Phase erfolgte die Realisierung einer Fakturierungslösung in der Auftragsbearbeitung, danach folgte die Implementierung der übrigen Module Debitoren, Kreditoren inklusive AbaScan, Projektverwaltung, Anlagenbuchhaltung, Electronic Banking und E-Business. Sie wurden zusammen mit dem neuen Kostenrechnungs-Mandant eingerichtet. Ende 2011 wurde der bestehende “alte” ABACUS-Mandant auf die Version 2011 migriert und dabei die Datenübernahme vom bisherigen System durchgeführt.
Aussenansicht der Zollmess- und Verdichter-Station Ruswil
Ziel war es, Führungsinformationen nach betriebswirtschaftlicher Sicht aus dem Finanzsystem zur Verfügung zu stellen. Zudem wurde eine erhöhte Kostentransparenz der einzelnen Leitungsstränge, Geschäftsprozesse und Projekte angestrebt. Dabei stand die stufengerechte finanzielle Führungmittels entsprechenden Auswertungen im Vordergrund. Sämtliche dieser Ziele konnten mit der Einführung der Kostenrechnung erreicht werden. Die Prozesse in der Finanzabteilung sind optimiert und alle nötigen Kennzahlen und Auswertungen sind nun auf Knopfdruck abrufbar.
“Die ABACUS-Software hat sich im Tagesgeschäft bewährt und bringt heute einen hohen firmenweiten Nutzen.”
Neu werden bei Swissgas sämtliche Lieferantenrechnungen in der Kreditorenbuchhaltung erfasst. Zu erwähnen ist hier vor allem die elektronische Archivierung der Originalrechnungen. Diese werden anhand eines Barcodes mit AbaScan verarbeitet und mit dem Postzertifikat SuisseID digital visiert. Der grosse Vorteil liegt vor allem in der Zeitersparnis, da die Rechnungen nicht mehr in Ordnern abgelegt werden müssen und die Rechnungen dank Volltextindexierung bei Bedarf sehr schnell auffindbar sind. Das Modul E-Business wird bei Swissgas für den Datenaustausch der Telefonrechnungen verwendet. Die zahlreichen Rechnungen der Swisscom werden so monatlich automatisiert via E-Business in die Kreditorenbuchhaltung übernommen. Wie diese Rechnungen verbucht werden, bestimmt die Logik der Verbuchungsdefinitionen, die über ein Mapping abgebildet werden. Bei Swissgas geschieht dies über die Telefonnummer. Da sie im Rechnungsdatensatz der Swisscom mitgegeben wird, kann anhand einer Tabelle problemlos die korrekte Kontierung ermittelt werden.
Die Auftragsbearbeitung ist bei der Swissgas zu Fakturierungszwecken im Einsatz. Die Programmbenutzer können, basierend auf einem kompakten Artikelstamm und übersichtlichen Masken, einfach und schnell ihre Rechnungen erstellen. Diese Rechnungen werden nach dem Auslösen direkt in die Debitorenbuchhaltung gebucht.
Mit dem Modul Leistungs-/Projektabrechnung wird bei Swissgas die Arbeitszeit- und Abwesenheitskontrolle geführt. Aktuell erfassen alle Betriebsassistenten ihre Arbeitsstunden und Abwesenheiten auf die unterschiedlichen Projekte/ Kostenstellen. Sämtliche Programmanwender können dabei ihre Stunden auch übers Web erfassen, so dass sie standortunabhängig operieren können. Verschiedene Arbeitszeitkalender und komplexe Überstundenregelungen wurden bei der Umsetzung berücksichtigt. Einfache Erfassungsmasken und übersichtliche Auswertungen liessen sich für Swissgas im Rahmen der Standardsoftware mit dem Maskendesigner und dem Report Writer individuell realisieren. Externe und interne Leistungen werden aus der Projektverwaltung direkt in die Finanzbuchhaltung gebucht und dadurch in der Kostenrechnung berücksichtigt. Fremdleistungen lassen sich in der Kreditorenbuchhaltung erfassen und online in die Projektverwaltung auf die entsprechenden Projekte übertragen, die somit immer einen aktuellen Stand der Kosten ausweisen.
Die reibungslose Abwicklung des nationalen und internationalen Zahlungsverkehrs hat für die Swissgas eine hohe Bedeutung. Aufgrund vertraglicher Verpflichtungen müssen die Zahlungen selbst im Ausland termingerecht ankommen. Das Modul Electronic Banking von ABACUS bietet Swissgas die vollständig integrierte Plattform zur Abwicklung sämtlicher Bankgeschäfte. Das Programm ist multibankfähig und berücksichtigt die aktuellsten Sicherheitsanforderungen. Auch Kontoüberträge lassen sich mit dem Modul Electronic Banking einfach und schnell abwickeln.
“Die komplette Integration sämtlicher Module optimiert die Durchlaufzeit der verschiedenen Abläufe.”
Das Anlagevermögen der Swissgas beträgt mehrere hundert Millionen Franken. Die zahlreichen Objekte werden in Kategorien wie Leitungen, Anlagen und Ausrüstung mit separaten Abschreibungssätzen und kalkulatorischen Zinsen geführt. Die unterschiedlichen Auswertungsbedürfnisse nach Funktion und Standorten werden über alternative Klassierungen abgebildet. Die automatisierte Verbuchung in die Finanz- respektive Betriebsbuchhaltung schafft eine erhebliche Zeiteinsparung und eine deutlich erhöhte Transparenz.
Die etappenweise Einführung hat sich bei diesem Projekt mit einer relativ langen Projektdurchlaufzeit als richtige Strategie bestätigt. Die Benutzer konnten bereits in der ersten Etappe praktische ABACUS-Erfahrungen sammeln und sich schrittweise an die neue Software gewöhnen. Die intuitive Benutzeroberfläche und die Durchgängigkeit in den verschiedenen Applikationen kamen den Anwendern sehr entgegen. Die komplette Integration sämtlicher Module optimiert die Durchlaufzeit der verschiedenen Abläufe, so dass eine erhebliche Effizienzsteigerung beim Suchen von Buchungen, Belegen und weiteren Informationen erreicht werden konnte. Die Standardauswertungen und die individuell erstellten Auswertungen unterstützen die Bereichs- und Geschäftsleitung in ihren unternehmerischen Entscheidungen optimal. Die ABACUS-Software hat sich im Tagesgeschäft bewährt und bringt heute einen hohen firmenweiten Nutzen.
Das von Swissgas beschaffte Erdgas wird zu Selbstkosten an die jeweiligen Aktionärskunden geliefert. Dank dieser Struktur ist sichergestellt, dass Erdgas im “System Erdgas Schweiz” dauerhaft wirtschaftlich in der richtigen Form am richtigen Ort ankommt. Es ist ein föderalistisches System, das auf dem Gedanken der Kostenoptimierung und nicht der Gewinnerzielung aufgebaut ist. Dadurch kann die gemeinsame Stärke im Einkauf genutzt und gleichzeitig der dezentrale Kontakt zu den Kunden gewahrt werden. Swissgas setzt pro Jahr rund eine Milliarde Franken um. Die Bilanzsumme beträgt rund CHF 430 Millionen. Erdgas kann über zwölf Einspeisestellen in die Schweiz eingeführt werden. Die wichtigste Einfuhrroute ist die Leitung von den Niederlanden nach Italien. Seit der Inbetriebnahme und dem späteren umfassenden Ausbau des Transitgas-Systems ist die Schweiz ein bedeutendes Erdgastransitland in Westeuropa. Die Gesamtlänge der schweizerischen Erdgas-Transport- und Verteilleitungen beträgt 16’000 km.
