Stawin AG

"Abacus ist einfach und unkompliziert."

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Yanik Schuermann

Leiter Digital Marketing und Kommunikation
Publiziert am 17.01.2024

Die Firma Stawin AG ist Spezialistin für Industrie- und Sicherheitstore und wickelt ihre Projekte mit der Abacus Business Software ab. Im Interview mit Fabian Winkler, Projektleiter für die Einführung der Abacus Business Software, erfahren Sie, welche Vorteile für Stawin durch die digitalen Prozessautomationen entstanden und wie wichtig transparente Informationen für die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit sind.

Zum Projekt

Montageprozess mit Verkaufsintegration

Der gesamte Lifecycle Prozess eines Tores, von der Offertstellung bis hin zur Verrechnung der Tormontage, Reparaturen und Erstellung eines Vertrags für die jährliche Wartung, wird mit der Abacus Business Software abgehandelt.

Durch die von Arcon mittels der Abacus Business Process Engine (BPE) programmierten Verkaufsintegration, werden die Tore und deren Komponenten als Serviceobjekte im Objektstamm in korrekter Gliederung angelegt. Montageaufträge lassen sich einfach aus dem Objektstamm erstellen. Pendenzen können direkt auf dem Objekt geführt werden und sind in MyAbacus auf dem Serviceauftrag einsehbar.

Mittels Teilfakturen können aus dem Projektauftrag sehr einfach Akonto- und Teil-Rechnungen erstellt und der Gesamtrechnung in Abzug gebracht werden.

Serviceteil mit MyAbacus 3.0

Serviceaufträge wie Reparaturen und andere Dienstleistungen können auf mobilen Endgeräten wie Smartphones oder Tablets bearbeitet werden. So können Leistungen der Mitarbeitenden oder Artikel für die Montage direkt via Endgerät erfasst und auf die entsprechenden Objekte und deren Projekte verbucht werden. Damit ist der gesamte Verlauf der erbrachten Leistungen und montierten Artikel für alle am prozessbeteiligten Mitarbeitenden stets transparent einsehbar. Zudem müssen die Mitarbeitenden auf Montage keine zusätzlichen Rapporte im Nachgang der Arbeiten anfertigen, sparen deshalb Zeit und minimieren Fehler. Die Rapporte sind digital abgelegt, einsehbar und nachvollziehbar.

Projektnachkalkulation

Alle direkten und indirekten Kosten sind pro Projektauftrag stets einsehbar. Dies wird durch das Projektmanagementtool gewährleistet. Jeder Projektauftrag bzw. jede Baustelle ist einem Projekt zugeordnet. Kosten für Material, Personal, Fremdleistungen und die Erlöse durch den Verkauf werden auf einem Projekt gesammelt. Weiter können mittels definierten Umlageschlüsseln die Verwaltungs- und Vertriebsgemeinkosten auf die Projekte umgelegt werden. So ist die Projektnachkalkulation auf Knopfdruck möglich und erspart das manuelle Zusammenstellen einer Kalkulation in Excel.

Interview mit Fabian Winkler, Projektleiter Stawin AG

Weshalb hat sich Stawin für die Abacus Lösung entschieden?

Fabian Winkler:  Für uns gab es zwei Hauptgründe: Erstens wollten wir eine Gesamtlösung, also alles aus einer Hand. Und zweitens wollten wir möglichst keine zusätzlichen Schnittstellen. Da wir bei Arcon bereits unsere Dienstleistungen im Bereich Engineering beziehen und gemeinsam die Abacus Lohnbuchhaltung eingeführt haben, war für uns klar, dass ein Ausbau des Systems ebenfalls mit Abacus Modulen und in Zusammenarbeit mit Arcon geschehen soll.

Weiter war es uns wichtig, eine mobile, digitale Lösung im Einsatz zu haben und unseren Papierverbrauch zeitgleich zu minimieren. Wir führen Produkte, die über Jahrzehnte im Einsatz sind und Abacus hilft dabei, die Dokumentation der Auftragshistorie langfristig sauber zu führen.

Welche Vorteile haben sich für Stawin durch die Automatisierung dieser Geschäftsprozesse ergeben?

Wir haben eine Komplettlösung, die Transparenz für alle Prozessschritte ermöglicht – insbesondere auch für unsere Mitarbeitenden, die vor Ort auf den Baustellen sind. Mit dem Tablet ausgerüstet, können Informationen live geteilt und von den Kolleginnen und Kollegen im Büro eingesehen werden. Dokumentationen, die früher eventuell mal im Auto liegen gelassen und unleserlich zurückgelangt sind, gibt es nicht mehr.

Es gibt diverse weitere Vorteile, beispielsweise im Finanzbereich: Ich erstelle eine Rechnung, diese wird direkt im System erfasst. Ich erstelle eine Gutschrift, sie wird direkt ausgeglichen, ohne zusätzliche analogen Schritte – von A bis Z voll integriert. Entsprechend konnten wir den Papierverbrauch erheblich minimieren. Das wichtigste zum Schluss: Die Tore werden mit den Komponenten automatisch aus dem Projektauftrag im Objektstamm angelegt ohne dies manuell einzutragen.

Welches sind Ihre persönlichen Lösungshighlights?

Ein zentrales Highlight ist für mich definitiv der Objektstamm. Das ist für uns das wichtigste Programm innerhalb des Servicemanagements. Mit einem Klick lege ich aus einem Projektauftrag den Objektstamm für alle relevanten Hauptprodukte inklusive dazugehöriger Komponenten in der korrekten Gliederung an, egal wie gross sich der jeweilige Auftrag gestaltet. Das ist eine «Weltklasse»-Implementierung.

Die Auftragserstellung aus dem Objektstamm ist ebenfalls eine extreme Erleichterung: Wir können einzelne Aufträge für die Tore auf Knopfdruck erstellen und alle wichtigen Meta-Daten der Tore werden direkt im Auftrag für den Monteur übergeben. Genauso wie die Bearbeitungsmöglichkeiten der Aufträge für Monteure über ihre Tablets: Sie sehen die komplette Historie, können Artikel direkt und selbst einpflegen oder ihre Zeit auf dem Projekt erfassen. Das ist auch für die Monteure eine grosse Unterstützung.

Welche Bedeutung hat der Einführungspartner Arcon für Stawin?

Mit Arcon haben wir bereits hinsichtlich unserer IT-Infrastruktur eine enge Partnerschaft gepflegt und mit der Einführung der Abacus Module weiter ausgebaut. Die Zusammenarbeit bei der Einführung war sehr gut, der Austausch immer konstruktiv. Wir haben gemeinsam Lösungsansätze entwickelt, die Arcon dann jeweils technisch umgesetzt hat. Also stets positiv – daher bin ich überzeugt, dass die Zusammenarbeit noch lange weitergeht.

Umsetzung

2022

Tätigkeiten

Einführung Abacus und Service-
management

Branche

Übriger Aus- und Innenausbau

Stawin AG

Die Stawin AG ist ein Schweizer Unternehmen, welches sich auf Verkauf, Beratung, Installation und Wartung von Industrie-, Sicherheits- und Brandschutztoren spezialisiert hat. Stawin AG, mit Sitz in Pfungen, wurde 1975 gegründet und ist schweizweit tätig. Die Produkte sind speziell für den Einsatz in industriellen und gewerblichen Umgebungen konzipiert. Das Unternehmen hat ein Team von sehr erfahrenen und qualifizierten Mitarbeitenden, welche es ermöglichen, massgeschneiderte Lösungen für die Bedürfnisse der Kundschaft zu entwickeln.

Fabian Winkler

Leiter Innendienst und Projektleitung Stawin AG

"Wir haben eine Komplettlösung, die Transparenz für alle Prozessschritte ermöglicht – insbesondere auch für unsere Mitarbeitenden, die vor Ort auf den Baustellen sind."

Stawin AG
Dättlikonerstrasse 5
8422 Pfungen

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