Kernidee der neuen Lösungstellte eine zentrale Systemplattform für alle Gemeinden dar. Ein breit aufgestelltes Projektteam war zuständig für das Erstellen der fachlichen Kriterien und die spätere Abnahme des Systems. Da der Schweizer Föderalismus gerade auch in den Kirchgemeinden gelebt wird, mussten bei der Umsetzung Spezialwünsche der Rechnungsführer berücksichtigt werden wie etwa bei der transparenten Abrechnung von Veranstaltungen. Gefordert waren dabei insbesondere die Spezialisten des Systemintegrators und Abacus-Partners Arcon Informatik, welche die Anforderungen in der Software-Lösung abzubilden hatten. Sie baut auf einem HRM2-Standard-Mandantenauf. Die zentralen Anliegen im Bereich Lohnarten, Kontenführung und Kostenstellen konnten realisiert werden. So konnte etwa die zentrale Forderung, "mit einem Auswertungsset alle Mandanten abzudecken", ebenfalls umgesetzt werden.

 

Der zentrale Vorlage-Mandant bildete die Basis für die Anwenderschulung, die in über einem Dutzend Tages-, Abend-und Samstagskursen durchgeführt wurde, und den Praxis-Test. Nach einigen "Loops" konnte die Datenstruktur für Stammdaten, Bewegungsdaten und die Auswertungen "KKKZ-standardisiert" werden. Diese bildete die Kopiervorgabe für die einzelnen Gemeinde-Mandanten. Der Kern dieser Abacus-Lösung bleibt somit immer identisch und ist dadurch viel einfacher im Support und bei Updates zu handhaben. Viele Kirchgemeinden schätzen die neuen Möglichkeiten im Bereich Electronic Banking, Dossierführung sowie beim Scanning und bei der elektronischenVerarbeitung von Kreditorenbelegen.

Der zentrale Vorlage-Mandant bildete die Basis für die Anwenderschulung, die in über einem Dutzend Tages-, Abend-und Samstagskursen durchgeführt wurde, und den Praxis-Test. Nach einigen "Loops" konnte die Datenstruktur für Stammdaten, Bewegungsdaten und die Auswertungen "KKKZ-standardisiert" werden. Diese bildete die Kopiervorgabe für die einzelnen Gemeinde-Mandanten. Der Kern dieser Abacus-Lösung bleibt somit immer identisch und ist dadurch viel einfacher im Support und bei Updates zu handhaben. Viele Kirchgemeinden schätzen die neuen Möglichkeiten im Bereich Electronic Banking, Dossierführung sowie beim Scanning und bei der elektronischenVerarbeitung von Kreditorenbelegen.

Ein weiterer Vorteil einer Standard-Lösung wie Abacus ist die Möglichkeit, zentrale Dienstleistungen anzubieten. KKKZ zieht daraus in Form eines eigenen "Dienstleistungszentrums für Kirchgemeinden" grossen Nutzen. Von dieser Stelle aus werden komplette "Outsourcing-Dienstleistungen" rund um alle Abacus-Module erbracht, First-Level-Support geleistet und die zentrale Systemdokumentation gepflegt. Das ist eine ideale Ergänzung zum Second-Level-Support von Arcon und gleichzeitig ein Filter für zukünftige fachliche Ausbauten und Erweiterungen.

Anstelle von jährlichen Lizenzkosten fallen Nutzungsgebühren an. Sie basieren auf der Anzahl Mitglieder einer Kirchgemeinde und stehen damit in direkter Korrelation der unterschiedlichen finanziellen Möglichkeiten der einzelnen Gemeinden.

Alle Kirchgemeinden müssen die Buchhaltung aufgrund des Finanzreglements und fix vorgegebenen Auswertungen für Budget und Jahresrechnung erstellen. Dazu wurde vom Synodalrat ein Excel-Set mit über 30 Auswertungen und Statistiken erstellt. 90 Prozent der auszuwertenden Daten kommen aus den Abacus-Programmen Finanz- und Anlagenbuchhaltung und müssen nur noch punktuell mit Statistikwerten der Angabe zum Steuerfuss ergänzt werden. Um den gesamten Prozess zu automatisieren, kommt die Abacus-eigene Business-Prozess-Engine zum Einsatz. Ohne Hand anlegen zu müssen, lassen sich mit ihr die Auswertungen erstellen, per Mail an die Rechnungsführer versenden und anschliessend mit Hilfe eines Excel-Makros in das vorgegebene Auswertungsset übertragen. Dadurch konnte die Qualität der Berichterstattung verbessert und der dazu benötigte Aufwand massiv reduziert werden.