Schweizer Jugendherbergen

Vor mehr als 20 Jahren haben sich die Schweizerischer Jugendherbergen (SJH) für die ABACUS Software und die Betreuung durch ARCON Informatik entschieden. Standen zu Beginn der Einführung das Finanz- und Rechnungswesen im Vordergrund, ist im Lauf der Zeit ein schrittweiser Ausbau zu einem umfassenden ERP-System mit diversen Anbindungen an Drittlösungen erfolgt. Als vorläufig letzter Innovationsschritt wurde anfangs Jahr der elektronischen Datenaustausch mit den Versicherungen und den Ausgleichskassen für die Deklaration und Abrechnung der Sozialversicherungsbeiträge realisiert. Möglich wurde dies durch die letztes Jahr erfolgreich erfolgte Zertifizierung der ABACUS Software durch Swissdec. Damit gehören bei den SJH Abrechnungen in Papierform der Vergangenheit an.

Im Rahmen des Projekts ging es darum, den Abrechnungsprozess zu optimieren und damit Zeit in der Personalabteilung der SJH zu sparen. Auch war es ein Ziel, gegenüber den Mitarbeitenden bessere Transparenz bei der Lohnabrechnung zu ermöglichen. Bei untermonatig beginnenden und endenden Arbeitsverhältnissen mit Quellensteuerpflicht wird nach der Umstellung auf die detaillierte Quellensteuerabrechnung als Grundvoraussetzung für ELM 4.0 die Anzahl massgebender Arbeitstage auf der Lohnabrechnung dargestellt. Auch im Fall von Nachzahlungen wird mit dieser Umstellung auf der Lohnabrechnung für den einzelnen Mitarbeitenden klar ersichtlich, wie sich der Quellensteuerabzug berechnet.

Bereits vor dem Software-Update konnten die zusätzlich einzupflegenden Mitarbeiterstammdaten wie etwa diejenigen zu Partnern und Zivilstandsänderungen in allen SJH-Betrieben erhoben werden. Die Betriebsleiter haben zu diesem Zweck die Stammblätter ihres Teams als editierbare PDF-Formulare erhalten. Die mit Hilfe der Fragebogen erhobenen Daten wurden im Personalstamm auf der Zeitachse im Januar 2016 nachgetragen. Da der Datenaustausch mit den Sozialversicherungen zum gleichen Zeitpunkt auf ELM 4.0 umgestellt wurde, konnten diese im gleichen Arbeitsschritt angepasst werden.

Bei der SJH wurden die ersten beiden Schritte im Spätsommer 2015 vollzogen. Der Dritte sollte per Januar 2016 erfolgen. Vor der ersten produktiven Einlieferung der Daten auf elektronischem Weg wurde ein Testlauf durchgeführt. Dieser hatte den Zweck der Anwenderschulung und sollte die nötige Sicherheit für den ersten Datenaustausch für die Quellensteuerabrechnung vermitteln.

Dieser findet mit den Quellensteuerämtern bei SJH seit Januar 2016 monatlich statt. Derjenige mit Informationen für UVG, UVGZ und KTG-Versicherungen wird weiterhin jährlich vorgenommen und zwar erstmals Anfang 2017.

Die detaillierte Abrechnung gibt dem Mitarbeitenden und in der Personalabteilung sehr gute Übersicht.

Gleichzeitig mit der Übermittlung der Abrechnungsdaten eines abgeschlossenen Monats lassen sich auch die Eintritts-, Austritts- und Mutationsmeldungen aus dem Personalstamm elektronisch an Swissdec verschicken. Swissdec verteilt anschliessend die Datensätze an die entsprechenden Stellen wie die Quellensteuerämter und Sozialversicherer (vgl. Grafik). Danach sind die Quittungen für die abgelieferten Datensätze und die Antworten der einzelnen Kantone wie beispielsweise fehlende Angaben zu Partnerdaten oder Berichtigungen von Quellensteuercodes durch Swissdec direkt in der ABACUS Software ersichtlich.
Dank dem elektronischen Datenaustausch erzielen die SJH heute einen grossen Zeitgewinn gegenüber dem herkömmlichen papiermässigen Verfahren. Sämtliche Meldungen über die Quellensteuerabzüge und die administrativen Daten lassen sich in einem einzigen Arbeitsschritt direkt aus der Software übermitteln.

Die Adressen der Mitarbeitenden müssen für ELM 4.0 neu auf der Zeitachse geführt und die Daten monatlich einmal an Swissdec eingereicht werden. Dabei ist zu beachten, dass nach Abschluss aller Lohnabrechnungen eines Monats und der Einreichung der Daten an Swissdec keine rückwirkenden Nachlieferungen oder Stornierungen von Lohnmeldungen mehr möglich sind. Zudem kann nach der Umstellung auf ELM 4.0 der Einlieferungsprozess für das laufende Jahr nicht mehr in Papierform erfolgen.

Für Markus Zollinger, den Abteilungsleiter Personaladministration bei SJH hat sich die Umstellung auf ELM 4.0 gelohnt. Er berichtet: „Die monatlich und quartalsweise eingereichten Papierabrechnungen mit den kantonal unterschiedlichen Anforderungen an die Gestaltung sind mit der elektronischen Meldeform Geschichte. Die Normierung vereinfacht uns die Administration und die Abrechnung. Die detaillierte Abrechnungsform optimiert zudem dem Mitarbeitenden die Übersicht zur Quellenbesteuerung in seiner Lohnabrechnung.“