wamag - Success Story

wamag: Das Kompetenzzentrum für Nonprofit-Organisationen

Seit über 30 Jahren ist wamag in Sursee führender Outsourcing-Partner zahlreicher Schweizer Verbände und Nonprofit-Organisationen. wamag bietet ihren Kunden einen 360° Service – über Beratung, Treuhand-Unterstützung bis hin zu massgeschneiderten Management-Lösungen.

Einführung von Abacus – Alles aus einem System

Mit Unterstützung von Arcon Informatik hat wamag die Abacus Software erfolgreich in Betrieb genommen. Die Umsetzung erfolgte schrittweise in Phasen, wobei die enge Zusammenarbeit erheblich zum erfolgreichen Projektabschluss beigetragen hat. In wöchentlichen Sitzungen wurden Bedürfnisse und Veränderungswünsche ausgetauscht, um Abacus optimal auf wamag und ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sowie Kunden abzustimmen. Mit dem Hosting der Applikation im Datacenter von Arcon entschied sich wamag zudem für eine sichere und effiziente Betriebsplattform, bei der sie von Arcon’s Erfahrung im Bereich von Cloud-Lösungen profitieren kann.

Einführung Finanz- und Rechnungswesen

In der ersten Projektphase ab Oktober 2019 wurden das Finanz- und Rechnungswesen sowie das CRM eingeführt. Eine zentrale Anforderung war hier eine lückenlose Datenmigration aus dem Vorgängersystem in die neue Abacus-Logik. Die Adress-Datenübernahme fand daher weitgehend automatisiert via AbaConnect statt. Bei der Datenübernahme wurden auch gleichzeitig zusätzliche Informationen ergänzt, zum Beispiel personalisierte Informationen für den Versand der Weihnachtskarten.

Einführung Projektleistungserfassung/Fakturierung

Nach einer erfolgreichen ersten Phase startete im November 2020 der zweite Projektabschnitt. Ziel war es, die Projekt- und Leistungserfassung mit einem Visumsprozess sowie die Auftragsabwicklung (ABEA) und Fakturierung einzuführen. Arcon ist dabei stark auf die individuellen Bedürfnisse von wamag eingegangen und hat sie bei der Einführung der einzelnen Programme eng betreut. Was früher mühsam und zeitintensiv manuell erledigt wurde, ist nun im Abacus digitalisiert. So schätzt wamag beispielsweise die schnellere und einfachere Leistungserfassung mit anschliessender Fakturierung, in der Stornos oder Gutschriften reibungslos erstellt und verarbeitet werden.

Einführung Zeiterfassung mit Spesenprozess und Lohnbuchhaltung

Die nächste Projektphase begann anfangs 2021 mit der Einführung der Zeiterfassung inklusive Spesen sowie des Lohns im Abacus. Dank dieser Applikationen ist die Handhabung der Zeiterfassung für die Administration wie auch für die Mitarbeiter vereinfacht und automatisiert. Zudem können die Mitarbeiter ihre Lohnabrechnungen jederzeit digital einsehen.

Im Bild (rechts) sieht man die Projektstruktur, welche Arcon für wamag eingeführt hat. Durch diese Hierarchie sind die Geschäftsbereiche und die Leistungserfassung pro Kunde übersichtlich und logisch gegliedert. Mit der Projektklassierung können Managementauswertungen aus unterschiedlichen Sichten erstellt werden und die Budgetierung erlaubt direkte Vergleiche der Soll- und Ist-Stunden.

Positive Bilanz beider Seiten

wamag wie auch Arcon ziehen beide eine durchaus positive Bilanz des gemeinsamen Projektes. wamag hat sich von Arcon gut abgeholt und betreut gefühlt. Dank dem detaillierten Einführungskonzept und diversen Schulungsworkshops von Arcon konnte wamag ein ausführliches Handbuch mit allen wichtigen Programmen und Arbeitsschritten erstellen. Somit ist das Wissen gut dokumentiert und die (neuen) User sind bestens gewappnet für die Nutzung von Abacus im Business-Alltag. Besonders schätzt wamag, dass nun alles aus einem System kommt – Schluss mit Medienbrüchen und dem mühseligen hin- und herkopieren von Daten. Dank der engagierten und professionellen Arbeitsweise von wamag darf Arcon auf ein Vorzeigeprojekt zurückblicken. wamag hat ihre Anforderungen strukturiert übermittelt, plante das Projekt verantwortungsvoll und zeigte Eigeninitiative und grosses Interesse an Abacus, was uns natürlich sehr erfreute und zusätzlich motivierte.

Fortsetzung folgt

Die Umsetzung der Software-Pläne von wamag geht in die nächste Runde: Verbandsmitglieder sollen die Möglichkeit erhalten, sich über die Verbandswebseite an Events und Weiterbildungen anzumelden oder ihre Mitgliedsrechnungen online abzurufen. Den funktionalen Möglichkeiten und Chancen für Prozessoptimierungen sind (fast) keine Grenzen gesetzt – wir freuen uns darauf!