Leiter Digital Marketing und Kommunikation
Publiziert am 17.01.2024
Mithilfe der Business Process Engine (BPE) werden jährlich mehrere hundert Importfiles aus den Drittsystemen ePOCA (Wertschriftenbuchhaltung) und SwissPension (Verwaltungssoftware für Pensionskassen) auf Wochenbasis automatisiert in die Abacus-Fibu importiert. Beim Import wird unter anderem geprüft, um welchen Mandanten bzw. Geschäftsbereich es sich handelt.
Die Kontobewegungen (Camt.054), die Kontoauszüge (Camt.053) sowie die E-Statements (PDF der Transaktionen) werden automatisch ins Abacus Electronic Banking importiert. Die Bankbewegungen werden mittels Buchungsregeln automatisch vom Electronic Banking in die Abacus-Fibu verbucht.
Die Auszahlungsfiles (in der Regel die Rentenzahlungen; Pain.001-Files) werden nach der kollektiven Freigabe aus dem SwissPension exportiert und ins Abacus Electronic Banking importiert. Danach wird das Zahlungsfile an die Bank gesendet.
Sämtliche Belege aus Abacus inkl. den Bankkontoauszügen (E-Dokumente) werden mithilfe des AbaReports und des Abacus-DMS-Connectors in das DMS von Docuware synchronisiert.
Die Jahresrechnungen inklusive des Anhangs können per Tastendruck – auch in unterschiedlichen Sprachen – erstellt werden. Basis für die Anhänge ist ein Excel-File, in welchem pro Vorsorgekasse die Daten für den Anhang erfasst werden. Die Lösung basiert auf den Abacus-Werkzeugen AbaReport, Business Process Engine (BPE) sowie Bilanzsteuerung.
Ralf Hardegger erläutert, wie die Abacus- Lösung eingesetzt wird und welche Vorteile sich daraus ergeben.
Warum hat sich Valitas für die Abacus-Lösung entschieden?
Wir haben eine Finanz- und Rechnungswesen-Lösung gesucht, welche bereits eine Schnittstelle zu unserem Kernsystem der Swisspension-Lösung unterstützt. Abacus hat zudem einen sehr guten Ruf in unserer Branche und in der Schweiz generell. Daher haben wir uns für die bewährte Abacus-Lösung entschieden.
Welche Vorteile ergeben sich für die Valitas AG durch die Automatisierung der Geschäftsprozesse?
Wir haben weniger repetitive Massentätigkeiten, dadurch mehr Effizienz, die Mitarbeiter können den Fokus auf den Inhalt setzen. Wir sind schneller und insgesamt ist die Lösung weniger fehleranfällig. Weiter haben wir mehr Zeit, auf individuelle Kundenwünsche einzugehen. Nicht zuletzt haben wir mit dieser Lösung die Daten und Dokumente miteinander verknüpft und in einem System verfügbar. Diese Cockpit-Sicht hilft uns sehr
Welches sind Ihre Persönlichen Highlights der Abacus-Lösung?
Da gibt es zwei Sachen zu erwähnen. Auf der Input-Seite gibt es sehr viele Möglichkeiten, Daten ins Abacus zu importieren und mit Logik weiterzuverarbeiten. Die Business Process Engine von Abacus hat uns hier sehr geholfen. Unsere Anforderungen konnten dadurch perfekt abgedeckt werden.
Auf der Output-Seite können wir die rund 150 Jahresrechnungen inklusive des Anhangs – hier geben wir viele individuelle Informationen mit – per Knopfdruck erstellen. Dadurch können wir viel Zeit sparen und hohe Qualität sicherstellen!
Wie beurteilen Sie den Automatisierungsgrad in der Pensionskassen-Verwaltungsbranche?
Das ist eine schwierige Frage. Die Schweizer PK-Welt gibt ein sehr heterogenes Bild ab, man findet in unsere Branche alles: Von Steinzeitsystemen zu volldigitalisierten Lösungen.
Der Digitalisierungsgrad ist nach meiner Meinung mehrheitlich noch in den Kinderschuhen, das wird aber für einige Unternehmen noch zu einem Stolperstein werden. Plötzlich steht man mit dem Rücken zur Wand und muss seine Lösung auf ein neues Level bringen und kann sich das nicht mehr leisten. Ich kenne Fälle, wo das dazu geführt hat, dass Unternehmen fusioniert haben.
Welche Bedeutung hat ihr Abacus-Partner, die Arcon Informatik AG?
Mit Arcon haben wir einen lösungsorientierten Partner gefunden, sie kommen mit konstruktiven Lösungsvorschlägen – basierend auf dem Abacus-Standard.
Uns ist es wichtig, dass wir möglichst nahe beim Standard bleiben und die bestehenden Funktionalitäten kennen bzw. diese uns aufgezeigt werden. Damit konnten wir unsere Wünsche innerhalb der Standard-Funktionen realisieren. Das funktioniert sehr gut!
Gibt es weitere Ausbauwünsche?
Ja, die gibt es. Die Auszahlungsfiles (Pain.001-Files), welche wir von SwissPension aktuell ins Abacus-Electronic Banking einlesen, wollen wir zukünftig automatisch aus dem Swisspension via Abacus an die Bank senden.
Weiter wünschen wir uns ein automatisches Mapping der E-Dokumente mit den Fibu-Buchungen. Diese holen wir bereits heute automatisiert von den Banken ab. Wir können sie auch unserem DMS-System zur Verfügung stellen, aber das Mapping auf die Fibu-Buchung fehlt. Wenn wir hier eine Lösung finden, bringt uns das eine weitere Effizienzsteigerung.
Gibt es einen Praxis-Tipp für Kolleginnen und Kollegen Ihrer Branche, den Sie gerne teilen möchten?
Ich empfehle meinen Kollegen in der Branche sich zu informieren, was ihre Lösung schon alles kann, um das Potential auszuschöpfen. Sehr oft weiss der Anwender nicht, was seine Lösung schon alles kann oder wie das System effizient benutzt wird.
Da hilft es, den richtigen Partner an seiner Seite zu haben welcher mithilft, die Softwarelösung effizienter und kostengünstiger zu betreiben.
Wir sind seit über 20 Jahren der Spezialist für die Verwaltung von autonomen und halbautonomen Vorsorgeeinrichtungen sowie komplexen Sammelstiftungslösungen – mit vielen Erfolgsbeispielen.
Der Grund für unseren Erfolg: Wir beschäftigen ausschliesslich Experten und Spezialisten, die grosse Erfahrungen bei renommierten Banken und Versicherungen gesammelt haben. Daher kennen wir sowohl den Markt als auch die Anforderungen von allen Arten von Vorsorgeeinrichtungen und können Ihnen so überzeugende Lösungen bieten – ob als Gesamtpaket oder als modulare Teilleistungen.
Die Valitas Independa mit ihrer individuellen Wertschriftenlösung hat eine Bilanzsumme von über CHF 2.3 Mia., die Anzahl der Versicherten und Rentner beträgt über 12’000. Zusammen mit der Valitas Compacta als BVG-Stiftung mit gepoolten Vermögensanlagen mit einem Vermögen von CHF 350 Mio. resp. 4’870 Versicherten sowie weiteren Verwaltungsmandaten mit über 2’000 betreuten Versicherten gehört die Valitas AG heute zu einer der grössten unabhängigen Anbieterinnen von Vorsorgelösungen in der Schweiz
