KI News

KI-Integration bei Abacus:
Effizientere Prozesse für KMU

Philippe Fuhrer

KI Berater & Entwickler
Publiziert am 18.06.2025

Mit dem Servicepack 1 für die Abacus Version 2025 erreicht die Integration von KI-Funktionen in die Abacus Business Software eine neue Dimension. Dank Abacus Intelligence profitieren KMU von neuen innovativen Funktionen, die Geschäftsprozesse vereinfachen sowie Effizienz und Nutzerfreundlichkeit steigern.

Zusammenfassung der wichtigsten Neuerungen

AbaMenu Chat – intuitive KI-Assistenz

KI-Unterstützung für
HR-Prozesse

Dokumenten-Management und Dossier-Analyse

Data Analyzer

Automatische Textgenerierung

Datenschutz und Hosting

Kosten und Nutzung

Detailbeschreibung der Abacus Intelligence Funktionen

AbaMenu Chat – die KI-Assistenz, die Ihre Arbeit vereinfacht

Die auffälligste Neuerung ist der AbaMenu Chat. Über ein intuitiv gestaltetes Chat-Fenster, welches direkt in das AbaMenu integriert ist, können Nutzende Anwendungsfragen zum Thema Abacus stellen oder direkt Aktionen ausführen lassen. Nutzende können dabei spezifisch auswählen, ob sie in Programmen, Dokumentationen oder Reglementen nach Informationen suchen möchten, oder direkt Aktionen ausführen wollen, beispielsweise die Erstellung eines Kontoauszugs oder die Erstellung eines Reports. Die Ergebnisse werden als Text oder per Sprachausgabe geliefert. Bis jetzt sind folgende Aktionen verfügbar:

Fibu Buchung erstellen
Bilanz erstellen (F22-Report)
Kontoauszug erstellen (F31-Report)
Zahlung erfassen in EPAY
Kontoübertragerfassen
Mieterspiegel erstellen (Y321-Report)
Mitarbeiterliste ausgeben (N2111-Report)
Firmenzahlstelle erfassen
Adresse erfassen

Intelligente Dokumentenverwaltung und Analyse

Die intelligente Dokumentenverwaltung ist eine der eindrucksvollsten neuen KI-Funktionen. Umfangreiche Dokumente wie Personalreglemente oder Verträge können automatisch auf die wesentlichen Informationen reduziert und zusammengefasst werden. Mitarbeitende müssen somit keine langen Texte mehr manuell durchsuchen. Zusätzlich erlaubt Abacus Intelligence gezielte Fragen direkt zu spezifischen Dokumenten, was schnelle und präzise Antworten garantiert.

Ein konkretes Beispiel: Mitarbeitende möchten rasch wissen, welche Abwesenheiten bezahlt werden. Anstatt lange im Personalreglement zu blättern, stellen sie diese Frage einfach im Chat und erhalten unmittelbar die relevanten Informationen.

Data Analyzer– schnelle und intuitive Datenanalyse

Mit der neuen KI-Funktion im Data Analyzer erhalten Nutzende automatisch generierte Widgets zu ihren Anfragen. Diese intelligente KI-Funktion vereinfacht die Datenanalysen erheblich und beschleunigt die Entscheidungsfindung, indem wichtige Kennzahlen übersichtlich dargestellt werden.

Textgenerierung – aus Stichworten entstehen vollwertige Texte

Eine weitere zeitsparende Innovation von Abacus Intelligence ist die automatische Textgenerierung in der Rapportierung oder Fakturierung. Wenige Stichwörter genügen, um detaillierte, professionelle Texte für interne Notizen oder externe Kommunikation zu erstellen.

Der Abacus Intelligence Konfigurator – individuell und flexibel

Mit dem neu eingeführten Abacus Intelligence Konfigurator können Unternehmen selbst bestimmen, welche KI-Funktionen genutzt werden sollen. Ob für spezifische Benutzergruppen, einzelne Mandanten oder unternehmensweit – Abacus bietet maximale Flexibilität. Einzelne Funktionen lassen sich einfach aktivieren oder deaktivieren und schaffen so eine passgenaue KI-Nutzung, die den Bedürfnissen jeder Organisation entspricht.

Höchste Sicherheitsstandards durch Schweizer Hosting

Abacus legt besonderen Wert auf Datenschutz und Datensicherheit. Sämtliche KI-Dienste werden ausschliesslich in Schweizer Rechenzentren der DeepCloud betrieben. Nutzende können sicher sein, dass keine Informationen das lokale Rechenzentrum verlassen und sämtliche Chat-Anfragen vertraulich bleiben. Dies entspricht den höchsten Anforderungen an Datenschutz und Compliance.

Voraussetzungen

Damit KMU die Vorteile von Abacus Intelligence umfassend nutzen können, sind einige wichtige Voraussetzungen zu erfüllen. Zunächst benötigen Unternehmen eine aktive DeepCloud-Anbindung. Diese gewährleistet eine sichere und leistungsfähige Verbindung zu den KI-Diensten von Abacus. Neben der technischen Anbindung ist auch das DeepCloud-Abo Compact notwendig.

Eine transparente Kostenstruktur sorgt zusätzlich dafür, dass KMU genau wissen, welche finanziellen Verpflichtungen auf sie zukommen. Basisfunktionen wie AbaClik AI, Übersetzungen sowie Hilfe-Abfragen bleiben weiterhin kostenlos. Erweiterte Funktionen, welche höhere Rechenleistungen erfordern – beispielsweise die Nutzung der Business Process Engine, Abfragen umfangreicher Dokumente oder umfangreiche Textgenerierungen – werden ab dem 1. Oktober 2025 verrechnet. Dabei bleibt Abacus fair: Erst nach Überschreiten einer klar definierten monatlichen Anzahl an Abfragen entstehen Kosten, die transparent kommuniziert werden.

Effizienzsteigerung durch smarte KI-Integration

Die neuen KI-Funktionen von Abacus Intelligence sind keine Spielerei, sondern ein klarer Wettbewerbsvorteil für KMU. Indem sie alltägliche Prozesse deutlich vereinfachen, ermöglicht Abacus Intelligence den Mitarbeitenden, sich verstärkt auf ihre Kernaufgaben zu konzentrieren.

Abacus zeigt mit dieser Innovation, wie der Einsatz moderner Technologien den Geschäftsalltag verändern und verbessern kann – sicher, transparent und effizient.

Häufig gestellte Fragen

Was ist Abacus Intelligence und welche Vorteile bietet es für Unternehmen?

Abacus Intelligence ist eine innovative Erweiterung der Abacus Business Software. Sie nutzt künstliche Intelligenz (KI), um Geschäftsprozesse zu automatisieren, Dokumentationen effizient zu durchsuchen, Texte zu erstellen und Aktionen direkt in der Software auszuführen. Dies führt zu einer deutlichen Steigerung der Effizienz, spart Zeit bei Routineaufgaben und unterstützt Unternehmen dabei, schneller und gezielter Entscheidungen zu treffen.

Welche Funktionen bietet der AbaMenu Chat und wie kann er genutzt werden?

Der AbaMenu Chat ist ein neues Chat-Fenster in der Abacus Software. Hier können Nutzende per Text- oder Spracheingabe Suchanfragen stellen, Aktionen auslösen (z. B. Buchungen, Berichte) oder Dokumente durchsuchen. Es stehen verschiedene Fokus-Optionen zur Verfügung, etwa für Programme und Fragen, Aktionen und Prozesse sowie Reglemente und Dokumente. Alle Antworten können bequem kopiert und weiterverwendet werden. Der Chat kann auch als separates Fenster geöffnet werden.

Wie wird Abacus Intelligence konfiguriert und welche Voraussetzungen müssen erfüllt sein?

Abacus Intelligence wird über den Abacus Intelligence Konfigurator (951) aktiviert. Die Konfiguration kann für einzelne Mandanten, Benutzerkategorien oder Gruppen erfolgen. Voraussetzungen für die Nutzung sind eine registrierte Installation, die Anbindung an DeepCloud sowie die Aktivierung im Konfigurator. Nur so stehen alle KI-Funktionen und Dossier-Suchmöglichkeiten zur Verfügung.

Welche Kosten entstehen bei der Nutzung von Abacus Intelligence?

Die Anbindung an DeepCloud ist grundsätzlich kostenlos. Für AbaClik AI und die Abfrage von Hilfe/Handbüchern fallen keine Zusatzkosten an. Kostenpflichtig werden erweiterte Funktionen wie Business Process Engine, Intent Engine, Dokumentenabfragen oder das Generieren und Zusammenfassen von Texten – ab 1. Oktober 2025 wird CHF 1.– pro 1’000 Abfragen verrechnet (Fair Use Prinzip). Aktuell sind noch alle Dienste kostenfrei verfügbar.

Wie schützt Abacus Intelligence die Daten und wie sieht es mit dem Datenschutz aus?

Alle Daten und Suchanfragen werden ausschliesslich in der Schweiz im Rechenzentrum der DeepCloud gehostet. Es werden keine Nutzereingaben im Chat gespeichert oder nach aussen übertragen. Nur die Suchhistorie bleibt auf Wunsch für den Nutzer selbst innerhalb der Abacus Software einsehbar – maximale Datensicherheit und Einhaltung der Schweizer Datenschutzbestimmungen sind gewährleistet.

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Philippe Fuhrer

In der Rolle KI Berater & Software Entwickler ist Philippe zuständig für die erfolgreiche Umsetzung von KI Projekten - von der Identifikation von Nutzenpotenzialen bis hin zur Lösungsentwicklung und Implementierung.