Geschäftsleitung
Publiziert am 17.09.2024
Voraussetzungen
Die Einführung der Zeiterfassungslösung basiert auf der Anstellungsordnung (AO), aus der sich das
Arbeitszeit- und Spesen-Reglement ableiten. Voraussetzung ist das Modul Lohn und ESS-Abos.
Zeitarten
Die Zeiterfassungslösung umfasst verschiedene Zeitarten wie Arbeitsleistungen gemäss KKKZ Lohnarten,
Absenzarten wie z.B. Krankheit, Weiterbildung oder Urlaub.
MyAbacus Portal für Mitarbeitende
In MyAbacus können die Mitarbeitenden ihre Arbeitszeiten erfassen. Des weiteren können Sie ihre Lohnabrechnung ansehen und den Lohnausweis herunterladen.
Kernprozess
Der Kernprozess der Zeiterfassung umfasst die Erfassung, Bewilligung und Auswertung von Zeiten
und Absenzen. Die Erfassung erfolgt über die AbaClik App und/oder das MyAbacus Portal.
Bewilligungsprozess
Der Bewilligungsprozess für Absenzen und Spesen sieht vor, dass Mitarbeitende Anträge stellen, die
automatisch an die Vorgesetzten weitergeleitet werden. Die Vorgesetzten bewilligen oder lehnen die
Anträge ab und die Mitarbeitenden werden entsprechend informiert.
Auswertungen und Systembetreuung
Die Lösung bietet Standardauswertungen auf Tages-, Wochen- und Monatsbasis, einschliesslich
Ferienkontrolle, Absenzübersicht und die geplanten Bezüge. Die Betreuung des Systems erfolgt in
verschiedenen Support-Levels, wobei das zentrale HR die konzeptionelle Verantwortung trägt und
Team-Supervisoren den First-Level-Support leisten.
Die 75 römisch-katholischen Kirchgemeinden im Kanton Zürich sind wie die kantonale Körperschaft staatlich anerkannte Personen des öffentlichen Rechts und umfassen rund 390‘000 Mitglieder. Das kirchliche Leben findet zur Hauptsache in 96 Pfarreien statt. Dafür schaffen die Kirchgemeinden die finanziellen und personellen Voraussetzungen. Ausserdem finanziert die Körperschaft und führt mit dem Generalvikariat gemeinsam 21 Missionen für fremdsprachige Seelsorge, mehrere Dienststellen für Spezialseelsorge und zusammen mit der Evangelisch-reformierten Landeskirche des Kantons Zürich ökumenische Fachstellen und Projekte. Generalvikariat und Seelsorgerat unterstützen und begleiten die in der Seelsorge tätigen Gläubigen in Pfarreien sowie in den kirchlichen Fachstellen und Institutionen.
Bisher wurden die Zeiten mittels Excel erfasst – ohne Anbindung an unsere zentrale Abacus-Datenbank. Mit der Einführung der elektronischen Zeiterfassung wollen wir unseren Mitarbeitenden zeitgemässe Instrumente für die Erfassung der Anwesenheiten und Absenzen bieten.
Abacus ist im Bereich der Lohnadministration seit längerer Zeit im Einsatz – es liegt auf der Hand, das MyAbacus Portal oder die mobile App AbaCliK nicht nur für die Anzeige der Lohnabrechnung, sondern für weitere Anwendungen wie Kommen/Gehen und Freigabeprozesse zu nutzen.
Wir bildeten das Organigramm mit allen Rollen im Stellenplan ab und machten uns an die Arbeit, die Praxis-Fälle im System abzubilden. Das funktionierte mit echten Usern im ‘Test-Modus’. So sammelten wir wertvolle Erfahrungen und konnten die Einrichtung und Auswertungen schrittweise umsetzen.
Die Abbildung der Organisation in Abacus war eine wirkliche Herkulesaufgabe. Die Abläufe und Strukturen sind innerhalb der Körperschaft über Jahre gewachsen und umfassen rund 260 Mitarbeitende in verschiedenen Teams und Dienststellen.
Durch das Spiegeln der Testfälle hatten wir viele Praxisfälle durchgespielt und wir konnten den betroffenen Vorgesetzten die neue Sichtweise bei der Erfassung und Auswertung aufzeigen.
Wir haben verschiedene Support-Levels vorgesehen. Im zentralen HR laufen die Fäden konzeptionell zusammen. Wir sind zuständig für die Ausbildung und Dokumentation der Team-Supervisoren, die den First-Level-Support leisten. Der Second-Level-Support erfolgt durch das zentrale HR, und die dritte Stufe liegt bei Arcon.
Wir wollen neue Tools sicher, benutzerfreundlich und mit einem Mehrnutzen einführen. Wir verfolgen, was Abacus an Neuerungen im Bereich ESS/MSS-Funktionen bietet, die unsere HR-Erweiterungen sinnvoll und wirtschaftlich unterstützen sollen.
Wir beraten Sie gerne individuell zu den Abacus Business Software-Lösungen. Kontaktieren Sie uns, um mehr zu erfahren.
