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Microsoft Copilot vs. Copilot Studio: Was sind die Unterschiede und was gibt es beim Datenschutz zu beachten?

Philippe Fuhrer

Autor
Publiziert am 17.12.2025

Wer sich mit Copilot beschäftigt, merkt schnell: Es geht längst nicht mehr nur um nette Textvorschläge, sondern um Automatisierungen – und gleichzeitig um neue Herausforderungen rund um das Thema Datenschutz. In diesem Artikel schauen wir deshalb auf die Unterschiede zwischen Microsoft Copilot und Copilot Studio und klären, worauf es beim Datenschutz ankommt.

Microsoft Copilot vs. Copilot Studio im Vergleich

Microsoft Copilot ist keine einzelne App, sondern ein Werkzeugkasten, welcher direkt in den Microsoft Office 365 Applikationen auftaucht. Er unterstützt den Arbeitsalltag in vielen Apps – von Outlook, Teams, Word, Excel und PowerPoint bis hin zu weiteren Apps im Ökosystem. Copilot ist Ihr täglicher Helfer - ob aus groben Notizen saubere Entwürfe zu texten oder bei der Erstellung von Präsentationen - Copilot unterstützt direkt innerhalb der Applikation. In Excel erkennt Trends, erklärt Daten verständlich und liefert Vorschläge für Analysen, die sonst Zeit und Nerven kosten würden. In Outlook bändigt er die Email-Flut, priorisiert, fasst zusammen und schlägt passende Antworten vor. Die Wirkung ist klar: weniger Routine, mehr Fokus auf das, was wirklich zählt.

Copilot Studio hingegen ist ein Baukasten, mit dem Firmen ihren eigenen Copilot erstellen können. Man kann festlegen, was dieser Copilot können soll und welche Informationen er benutzen darf – zum Beispiel Inhalte aus SharePoint, Teams oder anderen internen Systemen. So entsteht ein Assistent, der genau zu den Abläufen im Unternehmen passt: Er kann Fragen beantworten, Texte oder Antworten vorbereiten, Informationen aus verschiedenen Quellen zusammentragen oder einfache Schritte in Prozessen automatisch erledigen. Kurz gesagt: Mit Copilot Studio macht man aus Copilot einen hilfreichen Firmen-Assistenten, der nicht nur schreibt, sondern bei der täglichen Arbeit anpackt.

Copilot Studio setzt auf Low Code, also auf Konfiguration anstatt Programmieren. Es können Abläufe festgelegt und Wissensquellen wie SharePoint oder OneDrive angebunden werden. Dazu kommt die Möglichkeit, Tonalität und Sprachstil an die eigenen Bedürfnisse anzupassen.

Aspekt	Microsoft Copilot	Copilot Studio
Was	Fertiger KI-Helfer, direkt in Microsoft-365-Apps integriert.	Baukasten/Low-Code-Plattform zum Erstellen eigener Copilots bzw. KI-Agenten.
Wofür	Alltagshilfe in Word, Excel, Outlook, Teams etc.	Eigene Copilots für konkrete Unternehmens-Use-Cases bauen (z. B. HR-, Support-, Sales-Copilot), inklusive Workflows und Aktionen.
Wo liegen die Daten	In der zugesicherten Tenant Geografie	In der zugesicherten Tenant Geografie
Wo werden die Daten Verarbeitet	In der zugesicherten Tenant Geografie	In der definierten Tenant Geografie
Wer hat Kontrolle?	Steuerung über M365-Berechtigungen, Pureview-Richtlinien und Tenant-Settings.	Zusätzlich sehr feingranulare Kontrolle pro gebauten Copiloten

Übersicht Microsoft Copilot vs. Copilot Studio

Was gibt es beim Datenschutz zu beachten?

Für Microsoft 365 Copilot gilt: Prompts, Kontextdaten und Antworten bleiben innerhalb der definierten Tenant-Geografie (Bspw. Standort Schweiz) und werden über die Azure-basierte KI in Microsofts Cloud verarbeitet, nicht über einen öffentlichen KI-Dienst. Die Datenresidenz orientiert sich ebenfalls an der Tenant-Geografie. Im Normalfall wird damit auch die LLM-Verarbeitung in derselben Geografie durchgeführt. Allerdings gibt es heute für die Schweiz noch keine harte Zusage, dass jede Verarbeitung ausschliesslich innerhalb der Schweiz stattfindet, je nach Feature kann die Verarbeitung innerhalb der EU-Geografie erfolgen. Hier ist die zugesicherte Geografie massgebend (Vgl. Screenshot unterhalb):

Auch bei Copilot Studio weist Microsoft darauf hin, dass generative KI-Funktionen Daten über Regionsgrenzen bewegen können, wenn ein Feature in der gewählten Region nicht verfügbar ist oder Kapazitäten fehlen. Admins können dafür die Option, Daten über Regionen hinweg zu bewegen, aktivieren oder deaktivieren. Ist sie deaktiviert, dürfen Prompts und Antworten die Region nicht verlassen – dafür funktionieren manche KI-Funktionen dann gar nicht oder nur eingeschränkt.

Was bedeutet das für Schweizer Organisationen?

Bei Copilot kann man mit Verarbeitung in der Tenant-Geografie rechnen, aber nicht mit einer hundertprozentigen Datenverarbeitung in der Schweiz bei allen Funktionen. Bei aktivierter Web-Suche kann Copilot auch externe Informationen einbeziehen. Dabei werden gemäss Microsoft keine Kundendaten zum Training der Modelle verwendet, für sensible Anwendungsfälle sollte diese Funktion aufgrund zusätzlicher Datenflüsse deaktiviert werden.

Wie funktioniert Copilot?

Wenn eine Anfrage an Copilot gestellt wird, wird sie zusammen mit den vom Benutzer hochgeladenen Inhalten verarbeitet. Bei Bedarf holt Copilot zusätzliche Informationen aus dem Web, ohne persönliche oder Mandanteninformationen weiterzugeben. Die KI nutzt alle verfügbaren Daten, um eine passende Antwort zu erstellen. Sowohl die Anfrage als auch die Antwort werden sicher innerhalb der Microsoft 365-Umgebung gespeichert und geloggt. Diese Daten werden nicht zum Trainieren der Basis-KI-Modelle verwendet und bleiben innerhalb der geschützten Umgebung der Organisation

Häufig gestellte Fragen

Was ist der Unterschied zwischen Microsoft Copilot und Copilot Studio?

Microsoft Copilot ist ein fertiger KI-Assistent, der direkt in Word, Excel, Outlook, Teams und weiteren 365-Apps integriert ist. Copilot Studio hingegen ist ein Baukasten, mit dem Unternehmen eigene, massgeschneiderte KI-Agenten für interne Use Cases entwickeln können.

Wofür eignet sich Microsoft Copilot im Arbeitsalltag?

Copilot hilft beim Schreiben, Zusammenfassen, Analysieren und Priorisieren. Er reduziert Routinearbeit, unterstützt bei Dateninterpretationen in Excel, fasst E-Mails in Outlook zusammen oder erstellt erste Entwürfe für Präsentationen.

Welche Vorteile bietet Copilot Studio für Unternehmen?

Mit Copilot Studio lassen sich unternehmensspezifische Copilots bauen, die auf interne Prozesse abgestimmt sind – beispielsweise für HR, Support oder Sales. Die Agenten können auf SharePoint, Teams oder interne Datenbanken zugreifen und Workflows automatisieren, ohne dass Programmierkenntnisse nötig sind.

Wo liegen die Daten bei Copilot und Copilot Studio?

Bei Microsoft Copilot und Copilot Studio werden die Daten innerhalb der Tenant-Geografie verarbeitet und gespeichert.

Welche Datenschutzaspekte sind besonders wichtig für Schweizer Unternehmen?

Unternehmen sollten prüfen, ob Daten die gewählte Region verlassen dürfen. Bei Copilot Studio kann dies technisch eingeschränkt werden – allerdings funktionieren dann gewisse Funktionen nicht. Für sensible Anwendungsfälle empfiehlt sich zudem das Deaktivieren externer Datenanreicherungen oder Websuche.

Wer kontrolliert Berechtigungen und Datenquellen?

Bei Microsoft Copilot erfolgt die Steuerung über die bestehenden M365-Berechtigungen und Tenant-Einstellungen. Copilot Studio bietet zusätzlich eine sehr feingranulare Kontrolle pro gebautem Copilot – inklusive Wahl der Datenquellen, Freigaben und DLP-Regeln.

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Philippe Fuhrer

In der Rolle KI Berater & Softwareentwickler ist Philippe zuständig für die erfolgreiche Umsetzung von KI-Projekten - von der Identifikation von Nutzenpotenzialen bis hin zur Lösungsentwicklung und Implementierung.