KI Berater & Software Entwickler
Publiziert am 27.03.2025
Microsoft Copilot for SharePoint integriert KI-Funktionen direkt in die SharePoint-Umgebung, die in vielen Unternehmen bereits als Dokumentenmanagementsystem genutzt wird. Bei dieser Lösung wird der Microsoft Copilot KI-Assistent in die bestehende SharePoint-Umgebung des Unternehmens eingebunden. Die Implementierung erfolgt über die Microsoft-Infrastruktur, wobei der Copilot Zugriff auf alle Dokumente erhält, für die die jeweilige nutzende Person berechtigt ist. Das System verarbeitet die in SharePoint gespeicherten Inhalte wie Dokumente, Präsentationen, Tabellen und interne Wikis.
Wenn Mitarbeitende eine Frage stellen, durchsucht Copilot die relevanten Unternehmensdaten und nutzt das Large Language Model (LLM), um Antworten zu generieren. Die KI berücksichtigt dabei die Metadaten der Dokumente und deren Beziehungen zueinander. Wichtig ist, dass die Berechtigungsstruktur von SharePoint übernommen wird – Mitarbeitende erhalten nur Zugriff auf Informationen, für die sie auch Leserechte besitzen. Die Einrichtung erfolgt über das Microsoft Admin Center, wobei Administratoren festlegen können, welche SharePoint-Bibliotheken und -Seiten für Copilot zugänglich sein sollen. Updates und neue Dokumente werden erfasst, sodass die KI mit aktuellen Unternehmensinformationen arbeitet.
Individuelle Wissensagenten kombinieren die Generierungsfähigkeiten von Large Language Models (LLMs) mit gezieltem Informationsabruf aus firmenspezifischen Datenquellen. Bei individuellen RAG-Lösungen stehen Flexibilität und Anpassungsfähigkeit im Vordergrund. Diese Systeme funktionieren als anpassbare Wissensassistenten, die auf die spezifischen Bedürfnisse des Unternehmens zugeschnitten werden können. Ein wesentlicher Vorteil ist die Möglichkeit, Informationen aus verschiedenen Quellen zu integrieren – von SharePoint über interne Datenbanken, CRM-Systeme und E-Mail-Archive bis zu Ticketing-Systemen oder Produktkatalogen.
Unternehmen können spezialisierte KI-Assistenten für verschiedene Abteilungen oder Anwendungsfälle entwickeln. Ein Assistent für den Kundendienst könnte auf Produkthandbücher und Problemlösungen zugreifen, während ein HR-Assistent Zugang zu Personalreglementen und Organigrammen hat. Dabei werden die Zugriffsrechte individuell definiert, sodass vertrauliche Informationen geschützt bleiben.
Ein weiterer Vorteil ist die Kontrolle über die eigenen Daten. Da die Lösung auf der Unternehmensinfrastruktur oder in einer privaten Cloud-Umgebung gehostet werden kann, bleiben sensible Informationen in der sicheren Umgebung des Unternehmens. Das System kann mit wachsendem Unternehmen und zunehmender Datenmenge erweitert werden und aus Nutzerinteraktionen lernen, um seine Antworten zu verbessern.
Die einfachste Methode ist das direkte Hochladen von Dokumenten in KI-Chatdienste wie ChatGPT. Bei diesem Ansatz nutzen Mitarbeitende die öffentlich zugängliche ChatGPT-Plattform und laden bei Bedarf relevante Unternehmensdokumente hoch. Der Prozess ist einfach: Nutzende öffnen die ChatGPT-Webseite oder App, wählen die Option zum Hochladen von Dokumenten und selektieren die relevanten Dateien.
ChatGPT verarbeitet die hochgeladenen Dokumente temporär für die aktuelle Sitzung. Die KI analysiert den Inhalt und Nutzende können Fragen zum Inhalt stellen, Zusammenfassungen anfordern oder spezifische Informationen extrahieren lassen. Die hochgeladenen Dokumente stehen jedoch nur für die aktuelle Konversation zur Verfügung und müssen bei einer neuen Sitzung erneut hochgeladen werden.
Zu beachten ist, dass die hochgeladenen Dokumente auf den Servern des Anbieters verarbeitet werden. Obwohl die Dokumente nach der Sitzung gelöscht werden, kann dies für sensible Unternehmensdaten ein Sicherheitsrisiko darstellen.
Die Wahl der richtigen Lösung zur Integration von Unternehmenswissen in KI-Systeme hängt von den spezifischen Anforderungen und Ressourcen eines Unternehmens ab: Copilot for SharePoint eignet sich für Unternehmen, die bereits auf Microsoft-Produkte setzen und eine unkomplizierte Integration wünschen. Individuelle RAG-Lösungen sind passend für Unternehmen mit höheren Anforderungen, wie beispielsweise die Anbindung verschiedener Datenquellen oder die Kontrolle über die verwendeten Daten. Dokumenten-Upload in ChatGPT bietet eine schnelle und einfache Lösung für kleine Teams oder Projekte, bei denen der Datenschutz keine zentrale Rolle spielt oder entsprechende Massnahmen (beispielsweise durch Anonymisierung) getroffen wurden.
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