Leiter Digital Marketing & Communication
Publiziert am 08.10.2025
Herr Bühlmann, weshalb hat sich die OPTEX Treuhand AG entschieden, auf die Lösungen von DeepCloud zu setzen – und welche Ziele haben Sie sich damit gesteckt?
Der Haupttreiber war die fortschreitende Digitalisierung. Wir wollten unseren Kundinnen und Kunden moderne Lösungen anbieten und gleichzeitig unsere internen Abläufe effizienter gestalten. Mit DeepCloud haben wir ein zentrales System, in dem Dokumente abgelegt, verarbeitet und für mehrere Personen gleichzeitig zugänglich gemacht werden können. Das war für uns entscheidend, um Prozesse zu automatisieren und transparenter zu machen.
Wie unterstützt Sie DeepCloud im Mandatsalltag – insbesondere bei der Verarbeitung von Rechnungen und Spesen?
Sehr stark. Mehrere Mitarbeitende können gleichzeitig auf die Cloud zugreifen, Rechnungen hochladen und verarbeiten. So läuft die gesamte Bearbeitung – vom Einlesen über die Banktransaktion bis hin zur Übergabe an die Buchhaltung – deutlich schlanker.
Bei Spesen nutzen wir die Deepbox: Kundinnen und Kunden können ihre Belege direkt hochladen, sodass nichts verloren geht. Alles ist zentral abgelegt und jederzeit abrufbar.
Welche Rolle spielt die Deepbox-App für Mobilgeräte? Nutzen Sie sie aktiv im Tagesgeschäft?
Die App ist noch nicht bei allen Kundinnen und Kunden flächendeckend im Einsatz, aber dort, wo wir sie verwenden, ist sie ein grosser Mehrwert. Man kann Belege direkt vor Ort fotografieren und hochladen – zum Beispiel bei Restaurant- oder Einkaufsspesen. Das verhindert, dass Quittungen verloren gehen, und spart uns enorm viel Zeit. Auch intern setzen wir die App zunehmend ein, weil sie den Prozess wirklich vereinfacht.
Sie arbeiten mit Tags zur Dokumentenzuweisung. Wie funktioniert das bei Ihnen und welchen Vorteil bringt es?
Wir nutzen die Tags vor allem bei Kreditkartenbelegen. Kundinnen und Kunden können beim Hochladen gleich markieren, mit welcher Karte bezahlt wurde. Diese Informationen fliessen dann direkt in unsere Ordnerstruktur ein, sodass wir im Electronic Banking die Belege den richtigen Karten zuweisen können. Das macht die Verbuchung sehr effizient.
Auch DeepSign ist bei Ihnen im Einsatz. Welche Vorteile bringt Ihnen die digitale Unterzeichnung?
Der grösste Vorteil ist die Geschwindigkeit. Früher musste man Berichte ausdrucken, unterschreiben, wieder einscannen und verschicken. Heute erledigen wir das alles digital – mit wenigen Klicks. Verträge und Revisionsberichte sind so viel schneller unterzeichnet, und der mühsame Papierprozess entfällt komplett. Für uns ist das ein enormer Fortschritt.
Welche Prozesse konnten Sie insgesamt durch DeepCloud-Technologien vereinfachen oder beschleunigen?
Neben den digitalen Signaturen sind es vor allem die zentrale Ablage und die automatisierte Verbuchung. Rechnungen werden direkt in der Cloud erfasst, kodiert und können ohne zusätzliche manuelle Eingabe ins Electronic Banking überführt werden. Das spart nicht nur Zeit, sondern reduziert auch Fehlerquellen erheblich.
Wie haben Sie die Zusammenarbeit mit Arcon erlebt – von der Einführung bis zum laufenden Support?
Sehr positiv. Arcon hat uns lösungsorientiert begleitet und war jederzeit ein zuverlässiger Partner – sei es bei der Einführung oder wenn im laufenden Betrieb Fragen auftauchen. Besonders hervorheben möchte ich den engen Austausch mit unseren direkten Ansprechpartnerinnen und -partnern, die uns immer kompetent unterstützt haben.
Was würden Sie anderen Unternehmen oder Treuhänderinnen und Treuhändern empfehlen, die ähnliche Herausforderungen haben?
Wichtig ist, klein anzufangen. Digitalisierung muss nicht heissen, gleich alles auf einmal umzustellen. Viel besser ist es, Schritt für Schritt vorzugehen und einzelne Prozesse konsequent zu digitalisieren. So baut man Know-how auf, kann Erfahrungen sammeln und die Lösungen dann nach und nach ausbauen. Besonders im Bereich Electronic Banking sehen wir grosses Potenzial – dort zahlt sich Automatisierung für jedes Unternehmen schnell aus.
Wir danken Thomas Bühlmann und dem OPTEX Treuhand AG-Team für die hervorragende Zusammenarbeit und das Interview.
Die OPTEX Treuhand AG und die OPTEX Audit AG bieten professionelle Dienstleistungen in den Bereichen Treuhand, Steuern, Beratung und Prüfung für Unternehmen sowie für Privatpersonen an. Dabei legen sie grossen Wert auf persönliche Kundenbeziehungen und direkte Kommunikationswege. Als bewährte und mitdenkende Expertinnen und Experten garantieren sie eine fachübergreifende, qualitativ hochstehende Betreuung.
